Гневна пословна писма пишу незадовољни потрошачи или запослени који траже неку врсту промене или финансијску надокнаду. Највећи део љутитог писма, који се обично назива жалбеним писмом, укључује преглед чињеница и догађаја који су довели до незадовољства. Ако писац писама жели да заиста укључи компанију у конструктиван разговор, писмо мора остати професионално током читавог периода.
Користите чињеничне изјаве
Ставите чињенице у писмо, а не претпоставке или мишљења. Наведите шта је створило фрустрацију, љутњу или невољу. Користите чињенице које описују детаље онога што се догодило у хронолошком реду. Док износите чињенице, немојте давати мишљења или емоције. Писмо је професионалније, па самим тим и делотворније, са емоцијама које су изостављене што је више могуће.
На пример: "Постоји наплата на мој рачун за три проверене вреће. Моја карта садржи само једну чекирану торбу." Ове изјаве су чињеничне јер се доказују документацијом рачуна и улазнице.
Када се изнесу чињенице, објасните зашто је то изазвало љутњу и фрустрацију. Избегавајте изговорене називе, псовке и оптужбе. На примјер, "Крадете мој новац овим незаконитим оптужбама", само појачава проблем. Доказивање крађе је много теже него тражити од компаније да прихвати одговорност за грешку и аутоматски ставља компанију у одбрану.
Јасан и концизан
Власници бизниса, менаџери и службе за кориснике немају времена за читање романа. Иако је важно осигурати да се релевантне чињенице пренесу, држање ствари јасним и концизним држи читатеља укљученим. Замислите писмо жалбе као сажетак научног експеримента; постоји много информација које улазе у експеримент који је сажето сажето са закључком на крају. Жалбено писмо исто чини сажети чињенице и навести закључено емоционално узнемирење.
Пример како да изразите свој бес јесте: "Сигуран сам да можете да цените фрустрацију коју је моја породица искусила када смо схватили шта се дешава." Овакав приступ тежи емпатичном одговору, а не одбрамбеном.
Захтев за акцију
Мало је људи који пишу писмо само да би одахнули; акције и решавање су обично крајњи циљеви. На пример, запослени који има проблем са погрдним коментарима колеге, вероватно жели да види промене у политици компаније и дисциплинском протоколу. Примјер потрошачког писма може бити када се гост хотела погрешно наплаћује за разне погодности; брзи повраћај је жељени резултат.
Ове жеље и захтјев за дјеловањем јасно су назначени на крају главног тијела непосредно прије затварања. Нека слова такође наводе жељене резолуције на почетку слова и затим их понављају на крају. Задржите захтјеве за дјеловање пристојно и сажето као и остатак писма. Учините жељену резолуцију јасном тако да читалац разуме очекивања - то не гарантује ништа, али започиње разговор.
На пример, "На основу горе наведених чињеница, молимо Вас да у наредна два радна дана доставите пуни поврат свих нетачних трошкова." Читалац зна шта желите.
Полите Цлосинг анд Цонтацт Информатион
Затворите писмо захваљујући читаоцу што сте одвојили време да прегледате све и разумете укључене емоције. Користите стандардно затварање као што је "Хвала вам" или "Поздрави", а затим исписано име и контакт информације. Прочитајте писмо о правописним и граматичким грешкама и искрено погледајте тон како бисте били сигурни да ће остати професионална.
Забележите све прилоге са словом тако што ћете откуцати "Енцлосурес", испод информација о контакту које раздвајају два блока од стране линије ретка. Одговарајући прилози укључују потврде, кореспонденцију, слике или било које друге штампане доказе који подржавају ваш случај.
