У неком тренутку ваше каријере, вероватно ћете морати да напишете пословни извештај. Пословни извештај се обично бави одређеним пројектом или компонентом компаније, представља ваше налазе и даје препоруке намењеном читаоцу.
Планирање и писање одговарајућег пословног извјештаја који достиже циљану публику и мотивира своје читаоце узима планирање, истраживање и преданост успјеху извјештаја. Иако специфични стил писања пословних извештаја који користите треба да одражава ваш лични стил писања и личност, као и личност компаније, постоје корисни савети за писање извештаја које свако може да користи.
Разјаснити сврху извјештаја
Неколико савјета за писање извјештаја је једнако важно као и дефинисање и објашњење сврхе извјештаја. Учините то што је раније могуће у извештају, тако да не губите време и енергију са непотребним питањима. Прикупите све информације потребне за израду поузданог извјештаја. Понекад то може значити разговор са људима који су укључени, или може бити укључено у провођење истраживачког пројекта.
Пример:
Овај извештај се бави маркетиншким техникама које смо користили у последњих пет година за стицање нових клијената. На основу анализе техника, утрошеног новца и броја нових клијената које смо набавили од сваког, препоручујем три специфична типа маркетинга који се настављају.
Организујте све релевантне информације
Обавезно ограничите информације на сврху пословног извештаја. Не дозволите да се опсег извештаја прошири, јер то може пореметити формат вашег пословног извештаја. Ако је сврха извјештаја да се препоруче три специфичне теме маркетиншких техника, останите фокусирани на те три технике и релевантне информације.
Пример:
Као што ћете видети на основу мог истраживања, ово су три најбоље маркетиншке технике које препоручујем. Они су најисплативији за довођење највећег броја нових клијената.
Упознајте публику у формату пословног извештаја
Морате да разумете коме пишете и за које је најбоље да се обратите овој публици. Дефинишите тон, став и нагласак који је усмјерен према вашим читатељима. Иако увек треба да будете професионални у стилу писања пословног извештаја, ниво детаља који укључите може да варира у зависности од тога ко чита извештај.
Ако пишете високим корпоративним руководиоцима, можда ћете желети да укључите дефинитивније бројеве и истраживања и да будете детаљнији у својим описима. Ако пишете маркетиншком тиму који разуме маркетинг жаргона, можете користити формат пословног извештаја који има опуштенији тон и говори о техникама које сте користили у прошлости.
Мотивишите своју публику
Саставите пословни извештај користећи јаке речи које ће мотивисати вашу публику. Створите ефектне, добро уређене реченице, али останите вјерни свом стилу писања пословног извјештаја. Неки од ваших публика могу само да скенирају извештај, тако да изаберете формат пословног извештаја са означеним тачкама, пуно белог простора, добре наслове и титлове и кратке пасусе.
Пример:
Три технике маркетинга убице
Можемо добити 35 одсто више клијената и уштедети новац користећи следеће три маркетиншке технике:
- Мјесечни билтени е-поште који пружају корисне садржаје.
- Квартална промоција у продавници.
- Оглашавање у локалним новинама.
Проофреад Прије него што пошаљете
Један од најважнијих савета за писање извештаја је доказивање, уређивање и ревизија пре него што дистрибуирате извештај. Имати други сет очију прочитати извештај је одличан начин да се уверите да је ваша порука јасна. Оставите себи довољно времена да уредите и прегледате извештај пре рока. Не журите овим кораком. Када дистрибуирате извештај, уверите се да су сви документи и прилози укључени и да их сви добијају.
