Репрограмирање великих пословних догађаја може бити логистичка ноћна мора; чак и уз највјеродостојније разлоге за промјену датума, клијенти и пословни контакти ће бити иритирани и неугодни. Начин на који представљате информације такође ће имати велики утицај на утисак који ће учесници имати; водите рачуна да звучите апологетски, али оптимистично, тако да ће примаоци гледати на репрограмирање као на привремену препреку, а не као на погрешан корак или резултат лошег планирања.
Убаците део меморандума компаније у штампач; ово је званично обавештење о репрограмирању догађаја који угошћујете. Време је од суштинског значаја, а заглавље ће ухватити пажњу примаоца ефикасније од обичног папира.
Отворите програм за обраду текста по свом избору. Започните нови документ избором "Датотека" и "Ново".
Унесите датум и прескочите линију. Користите функцију обједињавања поште у програму за обраду текста да бисте уметнули имена и адресе полазника.
Почните са изјавом да ћете морати да промените распоред догађаја и освежите њихова сећања о томе шта је догађај и када је требало да се одржи првобитно.
Искрено се извините и објасните разлог кашњења. Немојте се извињавати више пута или би примаоци могли да виде ово као признање кривице или лошег управљања.
Наведите детаље о томе када ће се догађај догодити. Ако ваша компанија нуди надокнаду за своје накнаде за ре-боокинг или други подстицај, наведите како полазници могу поднијети захтјев за надокнаду. Пустите добре вести; ако је репрограмирање срећна појава, као што је репрограмирање неког времена са бољим временом, коментаришите то.
Захвалите присутнима на њиховој сарадњи и дајте им контактне информације за које могу да се обрате ако имају питања или тешкоће у репрограмирању своје посете.
Потпишите слово "Искрено" и прескочите три реда. Упишите своје пуно име и наслов. Одштампајте слова и потпишите сваки изнад свог куцаног имена.
Пошаљите писма најбржом услугом коју можете приуштити. Ако не можете да приуштите да пошаљете велики број писама Приорити Маил-ом, прво позовите сваког учесника и дајте им основне информације о репрограмирању догађаја. Дајте им до знања да ће услиједити службено писмо.
