Канцеларија без папира може помоћи окружењу, али може створити процесне главобоље ако се не успостави адекватан систем рада. Премјештање свега у дигитални простор захтијева успостављање контрола докумената и процедура рада које осигуравају да се ништа не изгуби у транзицији. Када се физичке кутије повуку у канте историје, виртуелни морају да их замене.
Гоинг Дигитал
У канцеларији без папира, циљ је да се све што је могуће пребаци на интернет. Штампани документи се скенирају и постављају на заједничку локацију на вашем компјутерском систему где им ауторизовани корисници могу приступити. Поред погодности за животну средину, добро вођена канцеларија без папира може олакшати проналажење информација него у традиционалним системима архивирања. Фасцикле у виртуелној архиви чувају старије документе тако да оне не сметају често приступачним областима, али су и даље доступне када је то потребно.
Схаред Цалендарс
Премештање распореда запослених у заједнички календар омогућава послодавцима да управљају временом одмора и другим питањима која утичу на распоред рада. Такође омогућава сарадницима да прате састанке и друге заказане догађаје. Тимови који деле календар рада могу да надгледају ко је у канцеларији и ко је ван канцеларије и да може да структурише ток посла на пројектима с тим на уму. На пример, способност да се види да су кључни актери кренули на конференцију крајем седмице, може мотивирати некога да брже заврши нацрт кључног документа или уговора како би ти актери добили прилику да понуде свој допринос прије садржај је завршен.
Управљање документима
Канцеларије без папира требају систем који налаже како се документи одржавају и чувају. Направите конвенцију именовања докумената и структуру мапа како би документи били лако пронађени. Системи за управљање документима често дозвољавају „проверу“ и праћење промена. Ово спречава више људи да раде на документу у исто време и дозвољава контролу верзија. Обавезивање да се документи ажурирају на дељеној локацији смањује проблеме који се јављају када корисници преузму датотеку, направе ажурирања и пошаљу их путем е-поште, а затим не успију да задрже тренутну званичну верзију.
Пројектни менаџмент
Софтвер за управљање пројектима помаже у праћењу прекретница и рокова. Требаће вам систем који може да прати задатке и распореде пројеката и омогућава запосленима да наведу када је нешто завршено. Обавештења би требало да упозоре некога када нови задатак треба њену пажњу. Појединци могу пратити своје властите пројекте, док менаџери могу добити холистички поглед на оно што се ради у тиму и прерасподијелити ресурсе према потреби. Пројекти би требало да буду дигитално архивирани када се заврше, заједно са наученим лекцијама, тако да се пренос знања може лако догодити када сличан пројекат почне касније.
