Обука је срце сваке пословне операције. Без обзира на то да ли подучава купце за поздрав и услугу или користећи софистицирану технологију, предузећа која се баве обуком уживају ефикасније и продуктивније особље и пружају бољу услугу за кориснике од оних који то не чине. Неке пословне категорије имају законски прописане услове обуке. Мицрософт Оффице Суите има две опције за праћење обуке запослених: Мицрософт Екцел или Мицрософт Аццесс. Екцел систем може да имплементира било ко са основним искуством у раду са табелама. Приступ, међутим, доноси софистицираније методе за извештавање и праћење.
Екцел
Обезбедите да попуните листу назива обуке коју запослени треба да заврше. На новој табели унесите ове наслове колона: "Име," "Презиме" и име теме или сесије у свакој наредној колони, користећи онолико колико је потребно. Може се додати и колона за број запосленика или други идентификатор. Изаберите “Принт Титлес” команду из групе “Паге Сетуп” на картици “Паге Лаиоут” траке и креирајте “Титле” ред. Унесите "$ 1: $ 1" у поље "Наслов ред".
У одговарајуће колоне унесите имена свих запослених и идентификационе бројеве.
Изаберите ћелију "А1" и док држите леви тастер миша, превуците да бисте изабрали све редове и све колоне у које ће се унети подаци. Изаберите команду “Форматирај као табела” у групи “Стилови” на картици “Почетак”. Потврдите поље "Опсег података" и означите поље "Моја табела има заглавља."
Изаберите све редове и колоне у које ће бити унети датуми обуке. На картици „Хоме“ изаберите жељени формат датума из падајућег оквира „Генерал“ у групи „Нумбер“. Сачувајте табелу.
Унесите одговарајући датум у исправну колону и ред када запослени заврши потребну обуку. Коришћењем "табеле" формата, омогућава се сортирање једним кликом по колонама приликом припреме извештаја. Сачувајте табелу након сваког новог уноса података.
Приступ
Креирајте нову Аццесс базу података. Преименујте "Табела 1" као "Запис за обуку запослених" или жељено алтернативно име. Отворите "Приказ дизајна табеле" из групе "Приказ" на картици "Почетак". Прво поље, "ИД", подразумевано је постављено као примарни кључ. Приступ ће аутоматски означити ово поље или помоћу окна "Својства поља", можете креирати маску или друго форматирање како би задовољили ваше пословне потребе, као што је додавање ИД бројева запосленика.
Унесите имена поља и сва остала поља да бисте снимили жељене податке, као што су "Име," "Презиме", "Тема обуке" или "Датум завршетка". Друга поља за снимање могу бити "Оцјене", "Перформансе" и "Напомене или коментари". Подесите одговарајуће типове података и својства формата. Не заборавите да изаберете "Датум / Време" за тип података поља "Датум".
Сачувајте сто. Пређите на "Приказ табеле" у групи "Приказ" на картици "Почетак".
Изаберите "Форм Визард" из групе "Формс" на картици "Цреате" да бисте отворили дијалог за дизајн. Изаберите сваки жељени "Расположиво поље" из леве колоне и пређите на колону "Изабрано поље" притиском на дугме ">" за појединачна поља или ">>" за померање свих поља одједном. Кликните на дугме "Даље".
Изаберите жељени изглед обрасца из дијалога "Распоред". Кликните на дугме "Даље". Именујте "Форму" у следећем дијалошком оквиру или задржите подразумевано подударање са именом табеле. Одлучите да ли ћете прихватити чаробну форму или модификовати дизајн. Ако мењате форму, кликните на дугме "Даље". Ако користите подразумевани дизајн, кликните на дугме "Заврши". Сачувајте образац.
Попуните податке за сваког запосленика и тренинг када је информација доступна. Користите приказ "Форм" за унос података и приказ "Табле" за филтрирање података и креирање извјештаја. Записи се аутоматски спремају када се унесу подаци.
Савети
-
Екцел омогућава једноставне претраге и извештаје засноване искључиво на сортирању. Приступ дозвољава софистицирано вођење евиденције и извештавање, дозвољавајући вишеструким филтерима да креирају извештаје од стране запосленог, тренинг сесије или било које друго поље или избор података. Имена поља приступа не могу имати размаке; креирајте обичан језик у колони извештаја. На пример, поље "ТраинингСессионНаме" може да се назива "Сесија обуке" за извештаје.
Упозорење
Не користите бројеве социјалног осигурања као идентификационе бројеве запослених; ово отвара посао одговорности за крађу идентитета.
