Добро одржаван систем архивирања омогућава брзо приступање виталним информацијама и штеди новац компаније уз уштеду времена. Компаније, школе, владине агенције и чак свакодневни људи користе системе за архивирање како би одржали своје послове организоване. Изаберите између четири различите врсте система архивирања за вашу канцеларију. Свака нуди своје предности и недостатке.
Алпхабетицал Филинг Систем
У абецедном систему архивирања, уредите записе по имену - или име особе, компаније или субјекта - у складу са словима абецеде. Користите овај систем архивирања на два различита начина. Топикални абецедни систем архивирања, познат и као систем речника, појединачно снима абецедни редослед. Ови системи за архивирање добро функционишу када се чува мали број записа, мање од 5.000 досијеа, наводи компанија Анцом, компанија за архивирање података.
Овај систем се показао проблематичним када имате пуно клијената или корисника који дијеле исто име. Користите географски систем - који се такође назива енциклопедија или класификовани систем - да организујете веће количине записа. У овом систему, групирајте предмете заједно под широким категоријама на основу локације као што су град, округ или држава. Категорије и фајлови унутар сваке категорије су распоређени по абецедном реду.
Нумериц Филинг Систем
Када користите нумерички систем архивирања, доделите бројеве свакој датотеци и распоредите бројеве у редоследу. Датотеке за особе са истим именом неће имати дупле наслове као у абецедном систему. Овај систем такође нуди бољу поверљивост података јер се имена не приказују на датотекама и добро раде када се ради са великом количином датотека. Уместо да додељујете фајлове неком броју, користите хронолошки систем који ставља фајлове у редослед према датуму.
Терминал Дигит Филинг Систем
Приликом кори {} ења број ~ аних ознака на терминалу, додијелите бројеве датотека у редослиједу, али их упи {ите према посљедње двије знаменке. Анцом даје примере проналажења фајла са бројем 17234. Прво идите на одељак система за архивирање, затим потражите 72 подручје тог дела и коначно потражите датотеку 1. Овај систем добро ради када чува више од 10.000 датотека.
Алфанумерички систем архивирања
Користите оба слова и бројеве за организовање датотека у алфанумеричком систему архивирања. На пример, употребите два слова да означите стање у којем клијент живи, а затим број који означава његов број рачуна. Ово омогућава лакше пресортирање када је потребно извадити велику количину датотека са исте локације.
