Све организације захтевају добро управљање записима, од времена када се генеришу записи док се не избришу из система. Непостојећи или слабо планирани системи подношења података доводе до потешкоћа у попуњавању и проналажењу евиденције или до недостатка ефикасности у управљању протоком информација. Они такође могу поставити правна питања због изгубљених података или неуредног вођења евиденције. Добро дизајнирани системи архивирања користе абецедне, алфанумеричке или нумеричке кодиране ознаке, генеришући ефикасно управљање записима и производећи професионалније вођене организације.
Нумериц Филинг Системс Екплаинед
Нумерички системи архивирања додељују бројеве свакој датотеци или запису који садржи информације. Нумерисање се може извући из самог записа (тј. Бројева налога за куповину), бројева датотека у редоследу генерисања записа (од 1 до 1.000), коришћењем нумерисања секција где су датотеке нумерисане под секцијама - или категоријама - као 100, 200, 300, итд.., припадају одређеним поднасловима теме или користе децимале (слично Девеи Децимал Систем-у). Нумерички системи архивирања често укључују индекс датотека за помоћ при проналажењу записа.
Организација и одржавање налога
Нумеричко кодирање омогућава пребацивање читавих делова записа уз одржавање правилног секвенцирања. Записи се снимају узастопно, с десна на лево и од врха до дна. Равно нумеричке датотеке су организоване у узастопном, растућем редоследу - најнижи до највећи број. Дуплекс-нумеричке датотеке имају два или више скупова бројева, раздвојене цртицама, зарезима или размацима, и похрањени од стране отварања, након чега слиједе сљедећи бројеви. Хронолошко-нумерички системи индексирају датотеке по години, мјесецу и дану.Терминал-нумерички системи омогућавају груписање датотека на полицама, организовање датотека по последњем броју (две до четири цифре) као примарног елемента архивирања, и попуњавање записа узастопно последњим бројем, средњим бројем, а затим првим бројем. Захтеви на полици се лако одређују групирањем записа по нумеричким секцијама - 10с, 100с, 1000с записа по полици или полицама. Поред тога, организација записа је додатно увећана индексирањем датотека.
Тачност
Системи са великом количином података - фајлови који се често враћају и поново шаљу - у комбинацији са ознакама означеним бојама, брже преузимају датотеке и поновно се полажу и елиминишу конфузију тамо где број пада у низу. У системима терминалних знаменки, на примјер, коначни број је кодиран једном бојом, средњи број добива засебну боју и први број добива своју боју. Како се мијења први, средњи и задњи број, тако и боја. Боја служи као визуални траг за повећање брзине и ефикасности у подношењу.
Брзина архивирања
Нумерички системи архивирања у комбинацији са кодирањем боја повећавају брзину архивирања и проналажења записа - чак и када дохватите датотеку значи позивати се у индексу за идентификацију броја датотеке - јер службеник за датотеке има тренутну информацију о локацији датотеке према групи датотека. У случају спајања организација, где појединачне организације имају различите системе нумерисања, нумерички кодови не морају да се мењају. Додавање датотека у собу за датотеке је брже јер се датотеке са малим бројевима (6 цифара) шаљу лево од датотека са већим бројем (7 цифара).
Повјерљивост
Нумерички системи архивирања позитивно идентифицирају специфичне записе уз задржавање повјерљивости, што је посебно важно у медицинским евиденцијама, евиденцијама клијената и запосленика, елиминирајући било какве идентификаторе идентитета. Нумерички системи архивирања су у складу са ХИПАА правилима.
