Свако ко ради у канцеларији или управља њиме схвата важност одржавања инвентара канцеларијског материјала. Ништа не помера напредак у раду брже него што је понестало основа као што су оловке, кертриџи са тонером, папир и коверте. Када набавите робу, важно је пратити потрошњу и употребу слиједећи нека једноставна правила основног управљања залихама.
Гатекеепер
Једно од првих правила доброг управљања залихама је да се осигура да има менаџера. Именујте капију. Успјешно одржавање инвентара значи познавање онога што је при руци и колико дуго је он тамо, биљежећи вриједност инвентара и праћење гдје иде када напушта подручје опскрбе. Канцеларијски материјал укључује много малих ствари које лако могу да нестану. Инвентар треба да се чува у заштићеном подручју са ограниченим приступом само неколико кључних запослених. Водите евиденцију о испорученим ставкама и ставкама.
ФИФО
ФИФО је акроним за први улаз, први. То је рачуноводствени термин за извјештавање о вриједности залиха и осигурава да се први купљени предмети користе први, тако да вриједност остаје точна. Ово је такође паметан начин да се спречи да инвентар постане стар, застарео или застарео. Прво би требало користити предмете купљене прво. Када се купи замјенски инвентар, одложите га иза старијег инвентара и упутите запослене да преузму залихе с предње стране. Ставке са мастилом могу да се осуше, папир може да пожути, а делови опреме могу да застаре. Користите методу ФИФО да бисте смањили количину отпада и одржавајте инвентар свежим.
Левераге Буиинг
Одржавање инвентара канцеларијског материјала омогућава пословним субјектима да купују веће количине, што се преводи у уштеду на попустима. Ове уштеде се брзо акумулирају приликом куповине најпопуларнијих артикала. Ако се куповина свих потреба за канцеларијским материјалом додели једном добављачу, искористите ту куповну моћ да преговарате ио штедњи на мањим куповинама. Искористите све предности наградних програма које нуде добављачи. Пословање канцеларијског снабдевања је конкурентно, па користите процес понуде да бисте утврдили која компанија има најбољи програм за ваше потребе.
Организација
Кључ успешног управљања залихама је у организацији снабдевања. Да би систем био ефикасан, запосленици морају бити у могућности да приступе ономе што им је потребно, када им је то потребно. Потрошни материјал треба одложити са најчешће коришћеним предметима у висини очију и на дохват руке. Мање коришћени предмети на вишим полицама, али будите сигурни да нису заборављени. Поставите попис инвентара онога што је опскрбљено и гдје га можете пронаћи. Држите подручје чисто и уредно. Замијените ставке с довољно времена да се не би истрошило, посебно критичне ставке. Редовно чистите застареле предмете.
