Израда сертификата о запослењу је заједнички задатак људских ресурса. Међутим, генерално није добра идеја да се телефоном достављају информације о тренутним или прошлим запосленима. Као прво, немате начина да потврдите идентитет позиваоца. Друго, давање информација преко телефона крши контроле приватности које већина компанија има. Боља опција је да се захтијева писмено одобрење од запосленика, а затим да се у писаном облику дају информације о запослењу.
Зашто цертификат о запослењу?
Компаније и појединци који доносе одлуке засноване делимично на тренутној или прошлој запослености и плати, требају начин да се верификују информације дате од стране запосленог. Најчешће су банке и друге кредитне институције, власници кућа, агенције за запошљавање и други потенцијални послодавци. Зајмодавци и власници станова обично само морају да потврде статус запослености и плате или плате. Компаније за изнајмљивање могу тражити информације које се односе на присуство, улоге и обавезе. Ваша политика верификације ће одредити колико информација ваша компанија жели да пружи.
Стандард Версус Формал Верифицатион
Информације које укључите у потврду о запослењу често зависе од тога да ли креирате стандардну или формалну потврду. Било која верзија треба да буде на званичном папиру компаније и да садржи датум, назив и потпис особе која је издала верификацију. Стандардни сертификат, као што је онај који власник може тражити, обично укључује име запосленог, радни статус, тренутни назив посла и основну годишњу плату. Формална потврда која се издаје зајмодавцу може укључивати и број социјалног осигурања запосленог и службени печат или печат компаније од јавног биљежника.
Формат и стил
Потврда о запослењу нема стандардни изглед. Коришћењем стандардног папира од 8,5 на 11 инча, поставите оријентацију странице на пејзаж и маргине на 0,5 инча да би верификација изгледала више као традиционални цертификат. Подесите оријентацију на портрет и користите стандардне маргине од 1 инча за изглед пословног писма. Центрирајте меморандум, који треба да садржи име фирме и контакт информације, а затим почните да уносите информације о верификацији. Можете да форматирате сертификат као табелу и да унесете сваки податак на посебну, двоструку линију. Са леве стране, унесите ознаке као што су "Емплоиее", "Цуррент Поситион" и "Аннуал Инцоме". Додајте одговарајуће информације на десној страни.
Опције испоруке
Опције испоруке су често различите за стандардне и формалне цертификате. За стандардни сертификат о запошљавању, већина предузећа ће послати поштом, факсом или е-поштом информације примаоцу. Када формални цертификат садржи број социјалног осигурања, већина предузећа шаље информације путем поште у САД-у. Такође можете да дозволите запосленима да преузму и доставе сопствени сертификат. Да ли ћете обавестити запосленог да сте доставили цертификат зависи од величине вашег пословања и броја захтјева које добијате за ову услугу.
