Формална писма су део готово сваке професије, без обзира на поље. Обавештења, упити и позивнице: долазе у свим облицима и величинама, али скоро сви прате исти формат. Почеци професионалних писама су важни зато што они постављају тон вашем читаоцу. Ако ваше писмо звучи безлично или непрофесионално, читалац може довести у питање легитимност вашег посла или вашу способност да се бавите информацијама везаним за посао у писму. За добробит вашег читаоца, професионална писма треба да буду пристојна, сажета и информативна.
Напишите своју адресу на врху писма. Користите пословну улицу, град и поштански број. Адреса ће рећи читаоцу одакле долази писмо и одакле могу послати своје кореспонденције.
Напишите датум када је писмо написано у једном реду испод ваше адресе. Напишите мјесец, датум и годину (24. децембар 1997.). Датум ће обавестити читаоца када је писмо написано.
Напишите адресу вашег читаоца у ред испод датума. Почните са њиховим именом (обично је исправно додати особни наслов као што је др или госпођа) и додајте њихову адресу, град и поштански број у редове испод. Ако шаљете писмо у коверти за прозор, овај одељак ће обавестити поштанску канцеларију о томе где се писмо треба послати.
Почните са поздравом неколико редова испод адресе вашег читача. Почните са "Драги …" и додајте њихово пуно име. Користите лични наслов да покажете поштовање према примаоцу писма. Додајте двоточку након имена (Драги г. Јохн Смитх:)
Савети
-
Користите фонтове који изгледају професионално, као што су Ариал или Тимес Нев Роман. Двоструко размакните и користите фонт величине 12 тачака.
Користите меморандум за све кореспонденције које ће садржати ваше име и адресу.
