Писма о промјени политике тешко је писати јер промјена обично не фаворизира клијента или запосленика, чак и ако је то потребно. Писма о промјени политике, као и сва писма која преносе негативне вијести, захтијевају пажљиву припрему и разматрање. Ако писмо пишете пажљиво, то може објаснити разлоге за промјену и још увијек задржати добру вољу клијената или запосленика.
Користите меморандум компаније. Пошто ово писмо представља правно обавештење о промени политике, требало би да изгледа званично и формално.
Откуцајте цео датум. Прескочите празан простор.
Унесите име, организацију и адресу примаоца. Ако је ово писмо масовно слање порука свим запосленима или свим клијентима, можете или изоставити име и адресу или користити функцију циркуларног писма у програму за обраду текста да бисте аутоматски уметнули име и адресу за свако слово. Прескочите други простор линије.
Откуцајте "Поштовани господине / госпођице. (Име)", а затим двоточку. Ако се ради о масовном писму, користите општи поздрав као што је "Драги вредан клијент" или "Драги службеник". Прескочите други простор линије.
Започните писмо објашњавајући проблем који је довео до промјене политике. Користите било које чињенице или статистичке податке који ће вам помоћи да убедите примаоца. Увек разговарајте о проблему прво у негативној поруци - ако прималац разуме проблем, вероватно ће прихватити ваше решење.
Објасните промјену политике у специфичном, јасном језику. Објасните када ће нова политика ступити на снагу, посљедице непоштивања политике и све појединости које ће запослени или клијент морати извршити.
Хвала клијенту или запосленику на времену и сарадњи. Наведите информације за контакт за њу да користи ако има било каквих питања у вези са правилима.
Откуцајте "С поштовањем" и прескочите три размака. Упишите своје пуно име и наслов. Потпишите своје име изнад укуцаног имена.
Направите копију писма за своју евиденцију и доставите другу копију за ваш правни сектор. Пошаљите оригинална писма. Ако је промена политике важна или је резултат промене закона, пошаљите писма сертификованом поштом тако да ћете имати евиденцију о томе када је сваки прималац примио своје писмо.
Савети
-
Држите писмо кратко и пристојно. Немојте претјерано објашњавати негативне вијести које би могле створити ненамјерне рупе у промјени политике.
