Иницијална комуникација између потенцијалног клијента и адвокатске канцеларије је обично преко телефона, а обрађује га рецепционар. Као резултат тога, важно је да рецепционер фирме буде професионалан и љубазан у сваком тренутку. Међутим, одржавање професионализма понекад може бити изазов, посебно за рецепционаре који свакодневно одговарају на велики број позива. Али постоје одређени принципи које треба увек да поштујете када одговарате на позиве у адвокатској канцеларији.
Почетни позив
Узмите сваки позив најављујући име адвокатске канцеларије, идентификујући се по имену и питајући вас како можете помоћи. На пример: „Добро јутро, ово је адвокатска канцеларија Кс и И, Јане говорећи, са ким разговарам?“ Када сте идентификацију позвали по имену, питајте: „Како вам данас могу помоћи госпођо З?“ у току остатка разговора назвати позиватеља по имену. Бележење током сваког позива може бити од помоћи, посебно у погледу имена. Задржите позитиван тон током разговора, будите стрпљиви и никада не губите живце. Избегавајте употребу жаргона, сленга или не-речи као што су "ух хух" и "ум."
Идентификација потреба позиваоца
Веома је важно да пажљиво саслушате саговорника и идентификујете њене потребе и да јој доставите тражене информације на јасан и концизан начин. Сваки позиватељ тражи помоћ у добивању потребних информација или проналажењу праве особе с којом ће говорити.
Преусмерите позиваоца на одговарајућу особу у фирми
Ако позиватељ тражи информације које је најбоље пружио адвокат, обавијестите позиватеља да треба разговарати с неким другим и замолити га да задржи трансфер. Обратите се адвокату коме намјеравате пренијети позив, објавите позиватеља по имену, откријте сврху позива и пренесите позив ако је адвокат доступан. Ниједан позиватељ не треба оставити на чекању дуже од 45 секунди. После 45 секунди, питајте позиваоца да ли жели да настави са одржавањем, жели да буде позвана када адвокат буде на располагању или би желео да га позове касније.
Прекидање
Пре него што завршите сваки позив, распитајте се да ли можете да добијете било какву додатну помоћ пре завршетка позива. Хвала позиватељу за разматрање адвокатске фирме. Ретко је могуће да правни службеник убеди потенцијалног клијента да запосли адвокатску фирму, али је врло лако за рецепционара да изгуби клијента за адвокатску фирму тако што је непрофесионалан, непристојан или непристојан.
