Када предузећа утврде потребу за набавком материјала или уговарањем поправки, агент за куповину или власник ће затражити понуду - или процену трошкова снабдевања и / или одређеног обима посла. Уобичајено је да власник или агент затражи понуду од неколико конкурентских компанија како би пронашао најбољег добављача. Када је изабран победнички извођач, професионално је љубазно да обавестите неуспешне понуђаче о вашим намерама. Имајте на уму да можда желите да продавци понуде на вашим будућим пројектима.
Позадина
Први процес добијања цитата, који је професионално познат као захтев за понуду (РФК), јесте да се скицира обим посла. Као што агент за куповину прегледа и одбија поднешене понуде, мораћете да будете свесни тачно који посао треба да се обавља и који је очекивани исход, тако да се информације могу пренети компанији која шаље податке.
Власник или купац ће такође желети да има на уму идеју о томе колико би пројекат коштао. Ако истражујете и процењујете да би поправак крова на окружном затвору требало да кошта мање од 350.000 долара, а понуде се враћају на преко 500.000 долара - требало би да погледате детаље. Могли бисте имати нереални буџет, или би компаније које се надмећу могле бити прецијењене.
Писмо одбијања
Ако су понуде превисоке, искључите их. Подсећајући се да можда желите да послујете са овим компанијама у будућности, не желите да их оставите да се питају. Професионално је и љубазно послати стандардно писмо за одбијање обрасца.
Захтев за поновну понуду
Могу постојати случајеви када се подноси приједлог који је изван ознаке. Можда је продајни представник или извођач радова погрешно схватио опсег посла, или сте можда одлучили да елиминишете део посла. Пошаљите одговарајуће писмо у којем се тражи поновна понуда. У свом документу понудите понуђачу сугестије, појашњења или модификације.
Рејецтинг Алл
Повремено је могуће да ће све понуде бити превисоке. Када се то деси, треба да пошаљете писмо свим понуђачима који ће их обавестити о томе да су сви цитати одбијени и обавестити их о датуму када ће нови поднесци бити прихваћени.
Елиминација због спецификације
Неке компаније, посебно непрофитне организације, морају се придржавати врло детаљног процеса приједлога. Универзитет Теннессее, на примјер, захтијева од понуђача да доставе свој приједлог у омотници која је идентифицирана са именом, адресом, захтјевом за број понуде и информацијама о лиценцирању извођача. Када примите цитате који немају релевантне информације као што је наведено, једноставно вратите поднесак са кратким писмом у којем се објашњава да се процес подношења није правилно пратио.
