Системи архивирања су током година еволуирали од подношења папира у кутије до софистицираних софтверских програма који похрањују датотеке електронским путем. Иако данас можете изабрати разноликост, сви системи подношења имају један главни циљ: ефикасно управљање документима. Уз различите системе подношења података, важно је узети у обзир карактеристике сваког од њих да би одабрали најприкладнији. Најчешћи системи архивирања су једноставни за имплементацију и представљају средство за ефикасно управљање датотекама.
Алпхабетиц Филинг
Алпхабетиц филинг је најчешћи систем архивирања за мање од 5.000 записа. Подношење по абецедном редоследу је систем у којем распоређујете датотеке по именима појединаца, предузећа, институција, агенција, тема, тема или географских локација према редослиједу рјечника. Овај систем је ефикасан за клијентске или корисничке датотеке имена. Ако поднесете предмете, користите релативни индекс. Индекс је листа по абецедном реду имена тема одабраних да представља сваки предмет. Употријебите релативни индекс како бисте сазнали које име теме желите поднијети.
Нумериц Филинг
Приликом постављања нумеричког система архивирања, распоредите датотеке у редоследу редоследа користећи бројеве директно из записа или додељеног броја. Већина система користи индекс да дохвати датотеке. Нумерички систем архивирања повећава продуктивност због повећане брзине архивирања и лоцирања датотеке.Он такође обезбеђује тачну идентификацију и омогућава већу поверљивост. Он је способан за бесконачна проширења и можете га користити за више од 5.000 записа, за разлику од абецедних система архивирања.
Алпха-нумериц Филинг
Алфа-нумеричко попуњавање користи комбинацију имена и бројева. Обично користите ову врсту система архивирања са предметима и бројевима. Распореди фајлове према абецедним подјелама или предметним насловима, затим по категорији бројева. Потребно је користити релативни индекс за алфанумеричке датотеке. Индекс ће навести бројчане кодове додељене свакој алфабетској подели.
Паперлесс Филинг Системс
Системи за архивирање без папира постају уобичајени за многе фирме и домове. Он решава потребу за физичким простором за складиштење и проблемом изгубљених или погрешно постављених информација. Систем за архивирање без папира омогућава заједнички приступ у више одељења. Иако подељени приступ обезбеђује приступ записима на захтев, можете поставити корисничка права да или прегледају, уређују, креирају или бришу датотеке ради контроле приступа. Типови система за архивирање без папира укључују једноставне софтверске програме, сервере за документе и системе за управљање документима.
