Ако сте страствени радник и приметите да се неке од процедура на вашем раду могу побољшати, можете размислити о писању предлога за увођење нових процедура. Ова врста писма приједлога (или е-поште) може се класифицирати као интерни приједлог. Писање интерних предлога је мало другачије од писања спољних. Будући да пишете људима који раде у истој организацији као и ви, можете користити свој интерни жаргон и бити мање осјетљиви на кориштење повјерљивих информација.
Направите план за свој приједлог. Одредите публику којој ћете упутити предлог. Ако желите да ваша организација уведе нови рачуноводствени систем, на примјер, контактирајте рачуноводствени одјел, можда уред главног рачуновође. Такође, одредите сврху вашег предлога - примену одређеног рачуноводственог система, на пример. Осим тога, ставите се у ципеле читатеља. Ово ће вам омогућити да боље разумете како можете увјерити публику да ваш приједлог треба прихватити.
Почните са писањем предлога. На самом почетку изричито и јасно наведите сврху вашег писма. На пример, можете написати: "Пишем ово писмо да замолим рачуноводство да размотри примену АБЦ рачуноводственог система."
Опишите тренутне процедуре у вашој организацији. Покажите било какве неефикасности у постојећим процедурама. На пример, постојећи рачуноводствени систем може бити превише дуготрајан за рад. Поред тога, може доћи до скупих грешака.
Наведите кратак опис нових процедура. Објасните како би се они разликовали од старих. Прво, опишите свој приједлог у само неколико реченица. Након тога, наведите што више детаља. Међутим, задржите кратак и сажет приједлог писма.
Наведите аргументе који подржавају имплементацију предложених нових процедура. Јасно наведите предности које нове процедуре могу донијети организацији. Могуће користи могу укључивати већу продуктивност, бољи квалитет произведене робе или услуга, већу уштеду у сировинама и бољи морал запосленика.
Направите резервну копију свог приједлога са свим документима, ако је то могуће. На пример, нове процедуре су можда тестиране на другим местима унутар ваше организације или у вашој индустрији. Означите све пратеће документе јасно и назначите њихово значење у тексту писма предлога.
Наведите детаље о томе како се предложене процедуре могу имплементирати у вашој организацији. Ако предложите увођење новог рачуноводственог система, имплементација би се могла одвијати у фазама. Већ неко време, нови и стари системи могу да раде истовремено. Након тестирања новог система, стари систем се може укинути.
Набавите неког другог да прочита писмо приједлога прије него што га пошаљете. Тражите критике. Разговарајте о предлогу и идентификујте тачке у којима се може побољшати. Промијените неке реченице у приједлогу како бисте га увјерили.
Пошаљите приједлог.
Савети
-
Користите једноставан језик. Ако требате користити одређене термине, наведите њихове дефиниције, осим ако сте сигурни да је особа која чита приједлог упозната с њима. Такође, дајте предност кратким реченицама које су јасне и тачне.
