Обично се користе у јавном сектору, кратки документи који садрже сажетке појединих питања и предложеног правца дјеловања. У пословном окружењу, извршни помоћник може користити информативни документ како би обавијестио извршног директора о неком питању које ће бити разматрано на сљедећем састанку одбора, на примјер. У овом случају, извршни директор може жељети да зна позадину и контекст питања и било које наредне кораке како би она могла разговарати о појединостима са члановима одбора. Ако желите да напишете информативни документ за некога у вашем пословању, будите сигурни да је прецизан и сажет.
Формат извештаја
Као што име сугерише, кратки документи су кратки. Уопштено, мораћете да држите папир испод две странице како бисте га лако читали и апсорбовали. Сврха реферисања је да информише примаоца о сложеном питању, да обезбеди контекст на високом нивоу и да укључи препоруке о томе шта даље. То му помаже да буде свјестан најзначајнијих ствари како би донио било какве потребне одлуке или довршио све повезане задатке. Документи су написани јасним, једноставним језиком, и често укључују тачке метка уместо густих параграфа тако да их је лако скенирати.
Почетак брифинг документа
Укључите име особе коју пишете у информативни документ, тренутни датум и предмет брифинга на врху. Многе белешке започињу са одељком „Сврха“, који се користи за идентификацију разлога за напомену. Ово ће помоћи да се упозори читаоца о томе зашто им је ова информација важна.
Сврха овог документа је да информише председника о детаљима који се односе на полицијски инцидент у нашој канцеларији у Сент Луису 3. септембра. Како је инцидент постао национална вест, председник може добити питања од стране медија.
Алтернативно, неке информативне напомене почињу са одељком „Питања“, у којем можете укључити све проблеме на располагању који треба ријешити.
Главни део реферата
Тело реферата треба да садржи део о “Кључним разматрањима”, где можете да забележите контекст или позадину питања, као и све релевантне информације о којима би читалац требало да буде свестан.
Ствари које треба размотрити: починилац није и никада није био запосленик ове компаније. Понашао се сам, без помоћи било кога у нашем објекту. Док су запослени отварали сигурна врата, то су чинили под принудом и према сигурносним процедурама. Три полицајца ће бити декорисана од стране полицијског одељења у Саинт Лоуису због њихове храбрости у помагању да се подјарми починилац.
Затим, нацртајте предложени правац деловања у одељку „Следећи кораци“. Овде можете укључити могуће исходе и сценарије засноване на доступним решењима.
Помоћ у давању одговора
Неки реферисани чланци укључују и „Говорне белешке“. Овде можете укључити специфичне тачке које би читалац требало да адресира ако говоре или одржавају састанак у вези са датом темом. Уместо писања говора који би требало да прочитају, боље је укључити кратке тачке са темама које треба поменути. То ће им помоћи да сами објасне ствар.
На крају свог реферата, укључите ваше контакт информације тако да читалац може лако доћи до вас ако имају било каква питања.
