Ако постоји једна ствар коју запосленици воле мање од састанака, онда је вријеме за састанак промијењено, присиљавајући их да у складу с тим измијене своје распореде. Ипак, много је горе за ваше запослене да буду неинформисани. Држите своје запослене у петљи тако што ћете написати допис који ће их упозорити на промену. Можда им се порука не свиђа, али ће цијенити да је ваш меморандум - као и сви најбољи облици интерне комуникације - кратак и тачан.
Напишите информативни наслов вашег дописа. Флусх лево и на четири одвојене, једноструке линије, напишите "Дате", "То", "Фром" и "Субјецт". Свака би требала бити попраћена двоточком. Након "Фром:" упишите своје име и наслов.
Пишите не више од три једноструко размакнута пасуса о промени времена састанка, двоструког размака између пасуса. У првом параграфу указати на претходно време и прерасподељено време састанка. Наведите да ли се локација састанка промијенила или је остала иста.
Објасните разлог временске промјене на позитиван начин. Запослени се могу запитати зашто се вријеме састанка промијенило, али постоји потенцијал за угрожавање повјерљивих организацијских информација. Позитивно се позабавити овим питањем говорећи: „Вријеме састанка је промијењено како би боље одговарало потребама и распоредима свакога чије је присуство потребно на састанку.“
Напишите један оптимистични трећи параграф. На пример, “Хвала вам унапред на вашој сарадњи у испуњавању ове промене распореда. Радујем се вашем доласку (време и место састанка). ”
Напишите своје иницијале након вашег имена за додатну присутност и кредибилитет. Не морате да потпишете доњи део белешке зато што је ваше име одштампано на врху, у заглављу.
Преправите и уредите свој допис пре него што га дистрибуирате. Никада не дозволите запосленику да ухвати грешку у неком од ваших комуникационих материјала.
Проширите допис исправно и за најбољу експозицију. Запамтите да не желите да одсутни запосленици падну на легендарну линију канцеларије, "Претпостављам да нисам добио допис." Дописнице у цијелој компанији често се објављују у ресторанима и собама за одмор. За додатну “осигурање”, направите копију дописа за сваког запосленог и ставите га у његов поштански сандучић или на његов стол.
