Захтев за подношење предлога (РФП) је документ у коме тражите уговараче да дају понуду за посао који желите да обавите. У њему су описани детаљи задатака, потребне квалификације, услови уговора, рок за подношење и инструкције о томе како да се одговори. Ви обично шаљете писмо намјере неколико тједана прије стварног приједлога одговора на РФП. Ово даје РФП издавачу идеју о томе колико одговора очекује. Иако можете пронаћи квалитетне РФП обрасце и обрасце с писмима намјере онлине, паметно је прво истражити примјере како требате одговорити и што укључити или изоставити.
Дешифрирај детаље
Пре него што одговорите на РФП, темељно прочитајте. На крају, ваш предлог одговора треба да садржи детаље о томе како ћете постићи резултате који испуњавају захтеве. Будите опрезни ако захтјеви РФП-а јасно не наводе жељене функције или су двосмислени на било који начин. Не желите да се нађете у недостатку у испуњавању захтјева на крају пројекта. Потражите метрике које одређују како ће се мјерити ваша усклађеност. Процените казне за непоштовање и процените ризик. Разумијете како би било који уговор који би био резултат документиран, праћен и успио да спроведе споразум. Ако је издавалац отворен за питања, контактирајте их да ријеше све што је нејасно. Затим, можете са повјерењем послати своје писмо намјере.
Основни пример и нацрт РФП писма о намерама
Када се одлучите да одговорите, одмах пошаљите РФП писмо о намерама компанији која издаје РФП изјављујући да планирате да поднесете предлог. Ово осигурава да ћете примити било каква ажурирања или измјене оригиналног РФП-а. Не одговарајте руком писаним писмом или користите емаил, осим ако је то изричито наложено. Започните своје писмо наводећи зашто сте заинтересовани. Потврдите рок. Укључите ваше контакт информације. Као пример тела вашег писма, он може бити једноставан као:
"Желимо да истакнемо наш интерес у поменутом Захтеву за понуду (РФП) и да будемо обавештени о свим ажурирањима пре него што их доставимо на захтевани датум."
Можете, наравно, укључити више детаља. Избегавајте постављање разјашњавајућих питања, која могу учинити вашу намеру двосмисленом.
Шта је време за преговарање?
Преговори о цијенама обично почињу касније, као у почетној фази понуде, ако направите ужи избор. Међутим, можете изабрати да укључите параграф или два у писмо намјере, наводећи потребе за финанцирањем пројекта. Али будите свјесни да се истицање финансијских питања прерано у процесу може одразити на ваше шансе за склапање уговора.
Пошаљите је сигурно
Желите да осигурате да ваше писмо стигне; пошаљите га путем оверене поште тако да добијете потврду са записом о испоруци. (Ова поштанска служба Сједињених Држава нуди ову услугу уз малу накнаду; погледајте њихову веб-локацију за тренутне цијене.) Такођер можете пратити информације о достави на мрежи. Онда би требало да будете спремни да напишете свој стварни предлог за дефинисање уговорних права и обавеза.
