Док дигитално доба ствара мање папира, потражња за електронском складиштењу расте. Смјернице које је успоставио тим за управљање информацијама организације за креирање, приступ, похрањивање и на крају уништавање записа диктирају увјете животног циклуса електроничких записа. Животни циклус електронских записа укључује стварање, употребу, складиштење и располагање за већину пословних и владиних ентитета. Неке организације архивирају одређене записе који се сматрају непроцјењивим, као посљедњу фазу животног циклуса када нису уништени.
Цреатион
Један од највећих изазова за било који електронски систем управљања је документовање настанка нових записа на логичан и конзистентан начин за будућу употребу, проналажење и складиштење. Оно што чини евиденцију је утврђено правилником о политици организације који је написан на основу савезних и државних закона. Ако је исправно идентификован на почетку животног циклуса, запис је лако доступан све док корисност документа не истекне и она се уништи. У зависности од организације, неке записе аутоматски креира систем када се унесу одређени подаци у рачунар. Други системи захтевају од појединца да ручно креира запис.
Усе
Када се један запис направи електронским путем, он се нормално дистрибуира и користи као информациони алат у пословне или владине сврхе. Из тог разлога се записи чувају у спремишту ради лакшег приступа. Док је активан, већина записа се складишти, али им се приступа преко базе података са идентификационим информацијама које означавају запис.
Складиштење и одржавање
Када се датотека користи и више није потребна редовно, запис се често чува као неактиван. Записи морају бити похрањени за приступ прије уништења према правилима наведеним као организациона политика. Један од разлога за такав нагласак на правилно складиштење односи се на питања приватности. Разборита организацијска политика се бави сигурношћу као главним дијелом одговорног одржавања евиденције.
Диспоситион
Записи морају бити доступни одређени број година како би били у складу са савезним и државним законима. Већина организационе политике о чувању и распоређивању записа користи савезне и државне законе као минималне захтјеве за чување записа. Компаније воде евиденцију у сврхе парница, у случају да су присиљене да бране одређене пословне активности које су подузете у прошлости. Од пресудне је важности начин на који се документи одлажу. Пошто електронске датотеке могу бити враћене у стручне руке, од кључног је значаја да се електронске датотеке избришу, а да се не добију никакви могући начини за проналажење информација.
