Добро структуиран дневни ред састанака је вриједан алат којим се осигурава да састанци постигну жељене резултате у предвиђеном времену. Оквир активности које треба спровести, као и списак специфичних тема о којима ће се расправљати, треба да има за циљ вођење учесника кроз састанак. Стога, програм игра значајну улогу у осигуравању продуктивности састанка.
Адванце Цоммуницатион
Дневни ред осигурава да се релевантне информације које се односе на питања о којима се расправља унапријед просљеђују учесницима. Као резултат тога, учесницима ће бити дато довољно времена за истраживање и консултације, пошто дневни ред садржи листу тема или питања којима се треба бавити. Поред тога, учесници ће знати да ли су заказани за разговоре или презентације. Сви чланови позвани на састанак знају шта могу очекивати.
Циљ састанка
Дневни ред је значајан како би се учесници усредсредили на дотичну тему. То је зато што садржи списак циљева састанка, као и главна питања која су од суштинског значаја за одржавање расправе усредсређено на сврху састанка. Алтернативно, ово се може постићи информисањем учесника о приоритетима или разматрањем свих питања и пројеката који утичу на сваког учесника.
Ангажовање чланова
Поред наглашавања сврхе састанка, кратак усмени преглед дневног реда на почетку састанка помаже да се одреди темпо састанка. Такође, учесницима се пружа прилика да идентификују став о неком питању, као и где да се повуку када састанак постане тема. Као резултат тога, учесници схватају ток састанка и адекватно се ангажују у дискусијама.
Алат за управљање временом
Дневни ред пружа оквир за постизање ефикасног и ефикасног састанка. Помаже да се обезбеди ефикасно коришћење времена учесника, посебно ако дневни ред укључује време које ће бити дозвољено за сваку тачку дневног реда. Придржавање временских алокација помаже учесницима да остану фокусирани на важна питања и проблеме.
