Састанци могу бити најпродуктивнији дио вашег дана, или потпуни губитак времена. Све зависи од структуре састанка и од способности лидера који води састанак. Ако је ваш посао да организујете састанак, један од ваших најважнијих циљева је да направите дневни ред. Исправно обележавање тачака дневног реда састанка је од суштинског значаја, с обзиром да ти ставови дневног реда постављају тон за састанак и помажу да се дискусија одрзи.
Означите ставку дневног реда као "информативну" ако је њен циљ да пружи позадину за остале учеснике састанка. На пример, члан пројектног тима ће можда морати да објасни обим предложених промена софтвера на почетном састанку. Ова врста дневног реда састанка је информативна. Полазници не морају да се слажу или не слажу око ове тачке; они једноставно морају да апсорбују информације.
Створити дневни ред савјетодавног састанка за ставке које захтијевају расправу, али се не очекује да ће бити ријешене на састанку. Ставке саветодавне агенде пружају учесницима шансу да поделе своје бриге и изнесу своје мишљење о питањима о којима се дискутује. На пример, састанак о предложеној надоградњи рачунарског хардвера може да укључи неколико ставки дневног реда, укључујући дискусију о хардверским решењима која се разматрају. Водитељ пројекта може дати кратак преглед сваког предложеног рјешења, након чега слиједи опћа расправа преосталих судионика састанка.
Означите ставку дневног реда састанка као "решавање проблема" ако је његова сврха да дође до резолуције током састанка. Ова ознака се заснива на циљу за одређени састанак који планирате. Тачка дневног реда може бити означена као савјетодавна на једном састанку и рјешавање проблема у сљедећем како се пројект креће од почетка до резолуције. На примјер, ставка савјетодавног дневног реда о одабиру хардвера могла би се окренути рјешавању проблема на сљедећем састанку, када се од судионика тражи да заправо одаберу хардверско рјешење.
Направите ставку дневног реда састанка са ознаком "захтјев за помоћ" ако је њен циљ да затражи помоћ од осталих учесника састанка. Ове ставке могу послужити као наставци за наредни састанак, са сваким чланом пројектног тима који даје ажурирање и даје остатак тима информације о статусу пројекта.
