Дневни ред је листа тема које треба представити и расправити током састанка. Агенде су корисне за многе састанке попут оних у владиним институцијама, непрофитним организацијама и предузећима. Дневни редови обично укључују читање записника или биљешки посљедњег састанка, релевантне најаве, преглед тема за расправу и позив.Иако је за успостављање дневног реда потребно време, дугорочно се може уштедјети вријеме и ресурсе.
Циљеви комплетне дискусије
Дневни ред садржи преглед тема за дискусију. Скица спречава модератора или чланове састанка да забораве важне теме које треба представити. Када се све теме детаљно дискутују, вриједне одлуке могу бити донесене као група током састанка уместо што журно праве планове изван састанка. Улаз и сугестије из различитих перспектива побољшавају квалитет рада чланова.
Помаже у комуникацији важних вијести
Агенде пружају могућност информисања чланова путем најава о критичним догађајима, циљевима и задацима. Агенде омогућују члановима који можда немају приступ свима у организацији да најављују важне вијести и чују вијести од интереса. Без дневног реда, саопштења се не могу пренети свим члановима, што може довести до забуне и љутње. Агенде такође обнављају претходне састанке како би се помогло члановима да размотре постигнути напредак и сужавају фокус за тренутни састанак.
Обезбеђује једнаке могућности за допринос
У дневним редовима се генерално спомињу ставке о којима ће се расправљати на наредном састанку. Ово даје члановима прилику да размисле о темама разговора прије састанка. На многим састанцима, отворени чланови су више него жељни да учествују, док резервисани појединци могу бити неодлучнији. Међутим, познавање онога о чему ће се дискутовати омогућава члановима да истражују теме од интереса, размишљају о томе како се теме примењују у њиховом домену, а затим на састанку доносе промишљене и квалитетне доприносе.
Организес Меетинг
Дневни ред даје приоритет најважнијим активностима, повећава продуктивност и фокусира чланове. Сама присутност дневног реда ствара формалну атмосферу и обесхрабрује чланове од губљења времена. Дневни ред припрема модератора и подстиче доследност и организацију. Дневни ред такође поставља циљеве и даје члановима циљ. Овим се организују мисли чланова, смјер састанка и акција након састанка.
Доприноси архивама
Збирка прошлих програма је идеалан запис за вањске и унутарње институције, организације и јавност за гледање напретка ваше организације. Документација помаже јавности и члановима организација да процене прошле одлуке, да их подсећају на претходне догађаје или важне бројке и формулишу изводљиве циљеве. Позив такође помаже администрацији да одреди највише посвећене чланове бројећи присуство и преглед доприноса на састанку. То може помоћи у доношењу одлука о томе који чланови треба да промовишу или додијеле улогу обраћања јавности.
