Писање интерног пословног писма подразумева разумевање публике и фокусирање на одређени циљ. Без обзира на тему, разматрање публике и тона је кључно за избјегавање конфликта, конфузије и дезинформација. Да бисте обезбедили успех, пратите структуру, укључите све неопходне детаље и темељито проверите. Често може да вам помогне да направите време између израде писма и коначног прегледа како бисте задржали објективност и произвели најефикаснији део писања. Стога, пажљиво планирање и управљање временом су оба важна аспекта процеса писања.
Направите правилан поздрав
Направите правилан поздрав да отворите писмо одговарајућим тоном. Користите "Драга", "Поздрави" или "Добро јутро / поподне" да отворите писмо и покажите поштовање и суосјећање за читатеља. На пример: "Драге колеге."
Направите увод. У уводу укључите информације о теми писма тако да читалац разуме шта треба очекивати. Ваш увод може изгледати овако:
Многи од вас се питају када ће изградња бити завршена на нашој новој гаражи. Задовољство ми је да вас обавестим да је изградња планирана за прву седмицу априла.
Напишите ефикасан параграф тијела и организујте га визуално како би читатељ био укључен.
Тело тела садржи највише информација, тако да је организација посебно важна. Користите метке, подебљани текст или друге технике како бисте истакли кључне информације.
Затвори писмо са завршетком добре воље. То подразумева успостављање одговарајућег тона са читаоцем захваљујући им за њихово време. То такође укључује укључивање потребних информација у случају да читалац има још питања. На пример:
Хвала вам на времену и стрпљењу. Ако имате било каквих додатних питања, молимо не оклијевајте да контактирате руководство на доље наведеној е-маил адреси.
Одштампајте писмо и проверите га за грешке. Пронађите грешке у писању, интерпункцијске грешке или граматичке грешке. Користите речник и тезаурус за ревидирање неугодних речи или пасивног гласа и да бисте избегли понављање.
Савети
-
Када пишете интерно, запамтите да ваш документ може да види и прочита било ко у компанији. Стога, држите информацију избалансираном, објективном, приступачном и родно неутралном.
Упозорење
Чак и ако добро познајете своје пословне партнере или колеге, избегавајте неформални или колоквијални тон у писању. Израда документа са дуговјечношћу је важна у писаној комуникацији, а случајне ријечи и фразе се лако погрешно тумаче.
