Када компанија купује машине, возила, софтвер или друге предмете који се квалификују као имовина због своје дугорочне употребљивости, то се сматра капиталним трошковима. Због значајних трошкова, већина компанија планира унапријед за ове куповине; али када се машина поквари или нова технологија представља прилику за компанију да поједностави процесе, трошење великих количина новца мора се проценити у односу на корисност куповине. Да би се креирала политика која се односи на ове трошкове, руководство мора испитати историју трошкова компаније и донијети закључке у складу с тим.
Прегледајте претходне рачуноводствене евиденције како бисте утврдили било које обрасце расхода за капитална добра и процјенили годишње непланиране издатке због замјене опреме.
Успоставити предложак буџета који укључује прошло искуство и планиране трошкове. Процијените постотак непланираних капиталних издатака и укључите накнаду за те ставке.
Утврдите како су одлуке о непланираним трошковима донесене у прошлости и напишите како су формулисане успјешне одлуке.
Написати процедуре за идентификацију капиталних издатака који ће ићи у буџет, укључујући РФП (захтев за приједлог) шаблона, захтјеве за понуду, захтјеве за плаћање, документацију о потреби и листу прегледа и одобрења која се морају извршити прије укључивања трошковне ставке у буџет.
Направите листу активности која покрива како треба доносити одлуке о непланираним трошковима. Потребно је укључити и дубинску анализу која се примјењује на буџетске расходе, плус систем за упоређивање очекиваних трошкова са претпоставкама прихода и процјену нивоа ризика повезаног с трошењем тог новца.
Организујте своју политику са уводом у којем се наводе циљеви политике, одељак који обухвата планиране капиталне издатке и процес њиховог укључивања у буџет, одељак о непланираним капиталним расходима и начин на који треба да се оцењују, и политику за одређивање износа додатак за непланиране капиталне издатке који треба да буду укључени у годишњи буџет.
Савети
-
Политика је добра само колико и њена примена. Током процеса креирања ваше политике, захтевајте од свих руководилаца који могу бити угрожени да активно учествују у његовој формулацији и добију писмена одобрења за сваки важан елемент политике.
Упозорење
Будите спремни да модификујете своју нову политику када се појаве случајеви. Контрола ризика израде непланираних капиталних трошкова подразумијева јак и одговарајући рачуноводствени одјел који може дати прецизне финансијске информације у трену.
