КПИ су "кључни показатељи учинка". Ови показатељи су показатељи који помажу онима у пословном менаџменту да утврде колико је близу или далеко компанија или одељење од постизања унапред одређеног циља или скупа циљева. Писање КПИ-а може помоћи менаџеру и запосленима да виде шта још треба урадити и мотивисати их да остваре ове циљеве. Сам процес писања КПИ-а није тежак. Међутим, креирање КПИ-а који ће бити ефективни захтијева разматрање.
Напишите КПИ као концизне, појединачне документе. Сваки КПИ треба да одговара одређеној категорији, одељењу или пројекту. На пример, један КПИ може бити написан тако да задовољава задовољство клијената, док други може да буде усмерен ка општим трошковима.
Започните КПИ документ са заглављем које одређује сврху КПИ-ја. Држите га што је могуће краћим, али специфичним. Једна или две реченице су довољне. На пример, КПИ за задовољство клијената може имати наслов "Повећање задовољства клијената".
Наведите сврху КПИ. Важно је да и руководство и особље знају зашто треба да теже да достигну одређени циљ, или зашто је потребно извршити мерење ове перформансе. Укратко објасните како ће постизање постављеног циља или времена проведеног на акцији бити корисно.
Наведите како ће се мерити КПИ. Укључите учесталост мерења као и дужину трајања мерења. На пример, ако пишете КПИ у погледу задовољства клијената, можда ћете спровести телефонску анкету која се одвија након сваког позива и која ће се одвијати у периоду од 3 месеца.
Поставите циљни циљ. Одредите циљ који је мерљив и мерљив. Требало би да обезбеди жељени исход, као што је одређени проценат у одређеном временском периоду.
