Ниједна пословна операција није савршена. Шансе су, у неком тренутку у вашој каријери, да се наиђете на проблем који треба ријешити на вишем нивоу управљања. Многе компаније подстичу кориштење пријава жалби као правилан начин формалне изјаве жалбе. Ови извештаји се обично користе за решавање незадовољавајућих трансакција или услова у вези са компанијом. Правилно писање извештаја о жалби кључно је да се ваша забринутост чује и да се проблем отклони.
Осврните се на позадину ситуације. Дајте кључне информације као што су ваша позиција и разлог за писање. Укратко наведите разлог свог незадовољства.
Пратите позадину са детаљнијим описом проблема. Пријавите објективне чињенице. Опишите резултирајуће ефекте проблема.
Комуницирајте оно што сматрате задовољавајућим рјешењем. Објасните шта очекујете од друге стране у циљу исправљања ситуације.
Додајте упозорење ако мислите да је то потребно. Можда ћете желети да саопштите последице ако друга страна не учествује у решавању проблема. Овај корак је опционалан, на основу вашег односа са другом страном и озбиљности проблема.
Завршите са пристојним закључком који изражава ваш оптимистички поглед на ситуацију. Комуницирајте осећај да желите да решите проблем како бисте имали користи од обе стране.
Савети
-
Не заборавите користити пристојност током читавог писма. Суздржите се од увреде друге стране или звучања непријатељски.
