Извештаји о статусу пројекта контролишу документе за свакога ко покушава да управља пројектом, било да је то посао за једну особу или онај који укључује стотине људи на више локација. Извештај о статусу пројекта служи као кратак преглед напретка пројекта, очекивани датум завршетка пројекта и које су радње предузете након састављања посљедњег извјештаја о статусу пројекта. Помаже менаџерима да задрже задатке на правом путу и идентификују проблеме довољно рано да би створили смислена решења.
Резиме пројекта
Извјештај о статусу пројекта обично почиње кратким описом важних елемената пројекта. Овај параграф или блок идентификује назив пројекта, датум извештаја, ко је одговоран за пројекат или његово одељење за управљање и изјаву о циљу пројекта. Такође може да садржи контакт информације, као што су телефонски бројеви или адресе е-поште кључних чланова пројектног тима. Овај део је мало вероватно да ће се много променити током пројекта и често се копира из једног извештаја о статусу у следећи са само датумом који се ажурира.
Деливераблес
Одељак који описује резултате пројекта је кључ за извештај о статусу пројекта. У овом одељку треба навести резултате и дати њихов тренутни статус једном или два речи. На пример, пројектни лист за лансирање производа може имати такве резултате као што је штампано оглашавање, партија за лансирање продаваца, приказ штандова сајмова и креирање цена. Поред сваке испоруке, менаџер пројекта треба да напише ствари као што су "потпуна" или "наручена" или "на штампачу". Ово служи као сажетак пројекта са детаљнијим задацима наведеним у одељку временске линије.
Тимелинес
Временски распоред задатака је елемент извјештаја о статусу пројекта који често добива највише пажње. У овом одељку треба детаљно описати рад који је завршен од последњег извештаја о статусу пројекта, који посао треба обавити у наредном периоду и датумима када се очекује да се задаци заврше. Многи извјештаји о статусу пројекта приказују ово у мрежи са датумима датим за очекивани завршетак и стварни завршетак. Многи пројектни менаџери бирају да означе овај део са различитим бојама које представљају задатке који су у плану, пре рока, иза распореда, завршени или на чекању.
Напомене, препоруке и објашњења
Извештај о статусу пројекта такође треба да набраја све црвене заставе, захтеве за промене или изазове са којима се пројекат суочава. Ово је место где се могу тражити додатни ресурси или где ће се променити датуми испоруке. Овај одељак такође може да извештава о томе како су неочекивани догађаји утицали на пројекат, као што су проблеми са софтвером, закашњела испорука од продавца или неисправни потрошни материјал. Неки пројектни менаџери ће одвојити овај дио од извјештаја и навести га у засебном документу који су приложени извјештају о статусу пројекта.
