Јасне, добро написане политике и процедуре осигуравају да свакодневно пословање одражава вашу дугорочну пословну визију и мисију. Они такође стварају оквир за доношење досљедних и праведних одлука и раде на заштити законских интереса вашег пословања. Процес усвајања, који се обично састоји од прегледа, тестирања, модификације и ратификације, од кључног је значаја за осигурање да политике и процедуре унаприједе, а не ометају вјероватноћу испуњавања ових циљева.
Прегледајте нацрте политика и процедура
Фаза усвајања, која је трећа фаза животног циклуса политика и процедура, започиње темељним прегледом. У многим предузећима, менаџерски тим проводи почетни преглед прије доношења предложених резолуција за измјену, тестирање или одобрење. Погледајте да ли је предложена политика повезана са стратешким циљем и да ли су процедуре повезане са родитељском политиком. Такође, побрините се да је гласноћа разумљива и да се односи на циљну публику. Пошаљите било какво писање које не успева да изврши почетни преглед писачу на ревизију.
Успоставите правила за повратне информације
Направите правила, укључујући датуме рокова, за пружање повратних информација о измјенама или комплетним захтјевима за ревизију. Све што се врати након почетног прегледа треба да укључи одговарајуће повратне информације, а не изјаву као што је „нема мишљења“. На пример, захтевати да повратне информације почну са изјавама као што је „нацрт захтева мање измене“ или „нацрт је неприхватљив и да је потребно значајно Слиједите ове уводне изјаве са специфичним промјенама или препорукама за ревизију.
Фаза тестирања
Провести политику и придружене процедуре користећи ограничену публику и одређено вријеме. Најчешће, публика је одељење или корисници који су директно погођени. Временски оквир треба да буде довољно дуг да би се проценио утицај на свакодневне операције и евентуалне последице. Упутите менаџере и погођене запослене да дају повратну информацију о томе да ли је резолуција ефикасна као таква или да ли би промјене могле учинити резолуцију ефикаснијом, ефикаснијом или више у складу са директивом о усклађености.
Ратификовати и имплементирати
Ратификација је завршни корак у одобравању политика и процедура. За мала предузећа са равном организационом структуром и малим бројем доносилаца одлука, то може бити једноставно као власник предузећа који потписује и упућује људске ресурсе да унесу резолуцију у приручник за запослене. За средњи или велики бизнис, ратификација најчешће укључује коначно разматрање и дискусију, након чега слиједи гласање о резолуцији. Након усвајања, политике и процедуре прелазе у фазу имплементације.
