Одржавање благајничког фонда је 90 одсто. Осталих 10% контролише ко има право приступа средствима. Без обзира на врсту посла у којем се налазите и без обзира на то за шта користите своју ситну готовину, слиједите ова два принципа заједно са неким једноставним процедурама буџетирања које ће одржати ваш фискални фонд уравнотежен.
Датотека Доказ свих куповина
Када водите фонд за ситне новчане износе, прва ствар коју треба да урадите је да успоставите ефикасан и функционалан систем вођења евиденције. Требали бисте добити рачуне и фактуре за сваку трансакцију у којој се користи ситна готовина и правите копије истих. Ово осигурава да имате два одвојена фајла у случају да изгубите рачун. Не само стављајте своје рачуне у фасциклу, већ их хронолошки поднесите и размотрите стављање рачуна у одвојене фасцикле за сваки мјесец.
Успоставите прихватљиве употребе за ситне касе
Не користите безначајну готовину. Требали бисте имати одређене смјернице за оно што можете користити за готовину и за оно што не можете. На пример, куповина алкохола средствима обично би била неприхватљива употреба, чак и ако је алкохол био за друштвени догађај под покровитељством предузећа. Да бисте заштитили себе и свакога ко има приступ готовини, требали бисте имати писана правила о томе који су прихватљиви трошкови.
Контролни приступ
Увијек држи свој фискални фонд закључан. Можете га држати у нечему, од фиоке до ормара до сефа, али избегавајте да га држите у преносним кутијама или другим контејнерима који се лако могу померати или однети. Немојте давати кључеве или комбинације више од неколико људи. У идеалном случају, треба дати само један или два кључа, и да било ко други пита ове кључеве за било који новац који им је потребан.
Извршите периодичне ревизије
Да бисте осигурали да се ваша ситна готовина користи на одговарајући начин, вршите периодичне ревизије. Ефективне ревизије су ненајављене и сврха је да се насумично провери евиденција, рачуноводствене процедуре и контрола вашег фонда за ситне новчане износе. Без ревизије, ситни новчани фондови могу бити склони злоупотреби или лошем управљању. Најједноставнији начин обављања ревизије је да имате менаџера који нема приступ готовинској пријави у фонд сваких неколико тједана.
