Писање писама о одбијању понуда је уобичајен, али ипак неприкладан дио вођења посла. Писмо о одбијању понуде написано је од стране компаније ради обавештавања друге компаније да понуда коју је компанија поставила није прихваћена. Када пишете ову врсту писма, имајте на уму да ваша порука треба да буде уљудна и директна. Требало би да објасни разлоге због којих је понуда одбијена и такође треба да пренесе да ће се будуће понуде ове компаније радо разматрати.
Припремите наслов слова. Наведите датум, име компаније, име и презиме контакт особе и адресу компаније чија је понуда одбијена.
Адресирајте писмо на одговарајући начин и са поштовањем. Писмо треба адресирати ријечју "Драга", а име контакта треба бити наведено.
Писмо започните захваљујући компанији за понуду. Писмо одбијања понуде треба да буде пристојно и треба посебно да се захвали компанији што је понудила понуду. Такође може да садржи датум и посао за који је понуда била.Ако је примјењиво, укључите реченицу у којој се наводи да сте били импресионирани одређеним детаљима понуде и наведите шта су то.
Одбијте понуду компаније. Уљудно изјавите да понуда која је постављена од стране ове компаније није прихваћена и да понуда друге компаније има.
Понудите разлоге за одбијање. Након што је изјавила да је понуда одбијена, дајте компанији разлог или два у вези са детаљима зашто је ова одлука донесена. То може бити због цена или робе мањег квалитета, или зато што ова компанија није добро успостављена. Ово нуди шансу да компанија која се надмеће зна проблем и има прилику да га исправи у будућим пословним одлукама.
Подстакните компанију да поново понуди понуду у будућности. Затворите писмо остављајући отворена врата за будуће могућности. Ово дозвољава компанији за надметање да зна да су будуће понуде добродошле и да увијек постоји могућност да ће будућа понуда бити размотрена и евентуално прихваћена.
Потпиши писмо. Употријебите ријеч "С поштовањем" приликом затварања писма и потпишите своје име. Приложите визиткарту са писмом, даље охрабрујући компанију за надметање да настави са надметањем за будуће пројекте.
