Данас су многе фирме и државне агенције замијениле рачун расхода плановима за надокнаду трошкова. Овај план надокнаде спречава запослене да користе рачуне корпоративних или државних трошкова из других разлога осим одобрених трошкова. Међутим, може вам бити тешко пратити ставке на рачуну; понекад се лични трошкови мешају са пословним трошковима и ви сте одговорни за пријављивање проблема и само прихватање надокнаде за дуговање за службено пословање. Када се то догоди, од вас ће се тражити да напишете писмо како бисте објаснили рачуне и разјаснили које трошкове треба надокнадити.
Писмо започните писањем датума. Прескочите линију и упишите име и наслов особе за контакт, име компаније и адресу компаније на засебне линије. Прескочите још један ред и укуцајте "Драги госпођо / госпођо (презиме)", а затим двоточку.
Идентификујте се и објасните сврху вашег писма одмах. На примјер, "Моје име је Јилл Харрисон из Одјељења за рачуноводство, и пишем да објасним своје примитке из моје недавне пословне посјете Акрону да појасним које ставке требам надокнадити и које су моје особне трошкове које не захтијевају надокнада."
Објасните трошкове који се требају надокнадити на нумерисаној листи, и погледајте одговарајући рачун и датум пријема да би помогли особи која обрађује надокнаду. Ако ваша организација ради на дневној основи, на коју вам се додјељује само одређени износ у доларима за храну, смјештај или друге ствари по дану, подијелите трошкове по дану како би процесор могао видјети да ли сте боравили под дневницом.
Наведите трошкове који су се појавили на рачунима који су ваши лични трошкови. Не морате да објашњавате шта је то, само кажите да је то ваша лична одговорност. Наведите и укупне трошкове. Ваша фирма или организација могу такође тражити од вас да уклоните релевантне пореске обавезе везане за ове личне ствари из износа накнаде.
Наведите укупне суме на крају онога за шта треба да вам се надокнади, заједно са укупним износом за шта одбијате накнаду. Ова два броја треба да се саберу до укупног износа долара на рачуну. Наведите износ који тражите за долар и износ за који одбијате да платите; организације често захтевају да ове изјаве изнесете на јасан начин из правних разлога.
Захвалите се процесору за његово или њено време и извините се због неугодности када морате да сортирате рачуне. Наведите свој телефонски број и адресу е-поште у случају да он или она имају било каква питања о трошковима на рачуну.
Затворите слово тако што ћете откуцати "С поштовањем" и прескочити три размака. Упишите своје пуно име и наслов. Одштампајте писмо на меморандуму компаније и потпишите своје име изнад укуцаног имена. Направите копију писма и потврда и сачувајте их за своју евиденцију. Пошаљите писмо писму контакт особи која ће обрадити накнаду.
