Изјава о поступку сажима сврху, опсег и прописани начин испуњавања утврђене политике или попуњавања јединице рада. Као што се захтијева строгошћу и сложеношћу секвенце корака која претходи, изјава о процедури може бити у распону од једне реченице до неколико дијелова или параграфа.
Пошто је процедурална изјава сажетак информација које се односе на извођење поступка, не би се требала писати до завршетка поступка.
Одређивање опсега и сложености поступка
Преглед извршене процедуре; обезбедити тачност и потпуност садржаја.
Идентификујте све службенике одјела који су одговорни за обављање поступка.
Идентификујте све службенике одјела који су одговорни за надзор и провођење поступка.
Идентификујте све експонате - слике, дијаграме, обрасце, компјутерске екране, извештаје, итд. - који се користе у поступку.
Идентификујте све неуобичајене или посебне изразе који се користе у поступку.
Идентификовати примарне циљеве и резултате процедуре.
Нацрт изјаве о поступку
Идентифи процедуре; наведите име или наслов који је индикативан за садржај поступка или употребу (нпр. "Руковање притужбама клијената").
Описати сврху поступка и циљну публику, наводећи специфична звања одговорна за рад.
Пример: Ова процедура садржи упутства за представнике Службе за кориснике и супервизоре да бележе, прате и решавају жалбе клијената користећи МС-ЦРМ систем.
СВРХА Успоставити и комуницирати са представницима Службе за кориснике и стандардном праксом супервиори за евидентирање, праћење и рјешавање притужби клијената помоћу МС-ЦРМ система.
Наведите име и редослед појављивања сваког доказног предмета који се налази у поступку. На пример:
ИЗЛОЖБЕ: Слика 1: Заслон за пријаву на МС-ЦРМ Слика 2: Екран за снимање рекламација МС-ЦРМ Слика 3: Извјештај о повијести приговора МС-ЦРМ
Наведите по абецедном реду и дефинишите сваки јединствени или посебан израз који се налази у процедури. На пример:
ПОЈМОВНИК Опуномоћеник: Представник правне службе коме је додељена жалба. ЦЦИД: Јединствени број од девет цифара који идентификује жалбу корисника. ЕКСТ: Шифра која означава повратак граце периода.
Наведите абецедним редом по називу посла особље које утиче или је захваћено процедуром, укључујући и извршену функцију. На пример:
УЛОГЕ И ОДГОВОРНОСТИ 1. Менаџер корисничке службе: Надгледа развој, одржавање и одобравање процедура. 2. Представник службе за кориснике: Обавља послове само у складу са процедуром. 3. Надзорник корисничке службе: дистрибуира поступак; надгледа спровођење и обуку.
Савети
-
Користите активни стил писања гласа да бисте елиминисали сложеност. На пример, уместо да пишете "Сврха ове процедуре је да опишете …." или "Ова процедура треба да опише …," пише "Ова процедура описује …".
Упозорење
Стандардни предложак за изјаве о процедурама већ треба да буде на снази. Ако то није случај, треба развити да би се осигурало да сви поступци имају исти "изглед и осјећај".
