То се свима догодило бар једном. Отишли сте у куповину, или сте обавили неку врсту услуге, и имали сте ужасно искуство купца. Наравно, вероватно ћете рећи својим пријатељима све о томе. Међутим, ако желите да будете сигурни да се то не понови, један од најбољих начина да добијете задовољство јесте да напишете писмо жалбе корисника. Није увек забавно написати један од ових - на крају крајева, једини разлог због којег то радите је то што сте имали лоше искуство - али то се може урадити на професионалан начин који вам може дати изненађујуће резултате. Ево како написати писмо жалбе корисника које ће привући пажњу људи који га читају.
Како написати писмо жалбе клијента
Прво, пронађите име. Сазнај чију пажњу треба да обрати писмо. Немојте га само слати на "Пажњу: Служба за кориснике", јер тада нико није одговоран за то. Питајте продавницу, лично или телефоном, ко је та особа која је задужена за жалбе клијената. Свака преписка треба бити послата на ту особу. Ако имају и наслов, свакако га укључите, као што је: "Пажња: Давид Јонес, потпредсједник маркетинга".
Затим напишите писмо. Не шаљи е-маилове; они су сувише безлични и лако им је да нестану у сајбер-простору. Пошаљите редовно писмо, било у саму продавницу или у канцеларије корпорације. Држите ваше писмо кратко и концизно; не више од две стране би требало да буду све што вам је потребно да објасните ситуацију.
Када радите на свом писму, укључите специфичности ситуације. Реците тачно шта се догодило, као што је, "Када сам био у вашој радњи у уторак, 5. марта, благајник по имену Лорејн је био крајње непристојан према мени." Ако је могуће, документујте времена. Ако се ради о продавници или фирми у којој имате нумерисани рачун, као што је робна кућа или ординација, укључите број рачуна у све кореспонденције. То ће помоћи онима који читају ваше писмо да повеже вашу жалбу са оним што ви заправо јесте.
Користите позитиван, поштован тон. Шансе су да ће ваше писмо бити упућено вишем административном лицу, које ће саосећати са вашом ситуацијом. Уместо да будете непријатељски, пренесите да сте невина жртва. Још боље, јасно ставите до знања да схваћате да таква лоша услуга није уобичајен стандард компаније и да знате да се њихов посао никада не би намјерно односио према вама. Подсетите их да заиста уживате у куповини тамо, али желите да будете сигурни да су свесни потенцијално штетне ситуације у служби за кориснике.
На крају, затражите одговор. Поставите рок, али учините га разумним. Реците нешто попут: "Надам се да ћу вам се јавити у наредних тридесет дана како би се ово питање могло ријешити." Ако се не јавите особи коју сте написали у одређеном времену, назовите или пошаљите накнадно писмо (још један разлог зашто бисте требали добити име особе на писму). Какав год да је одговор, било да се ради о писму извињења или чак о купонима за додатне производе, пошаљите захвалницу када је писмо ријешено. Следите ове једноставне стратегије и сигурни сте да ћете добити позитиван одговор на жалбу клијената!
Савети
-
Ако је икако могуће, покушајте да решите ситуацију одмах након што се то деси. Добре су шансе да у разговору са менаџером или супервизором лично, можете добити задовољство. Ако супервизор или менаџер радње неће узети времена да разговарају са вама, или ако вас одбаце без решавања проблема, онда идите горе на корпоративној лествици.
Упозорење
Не прави неразумне захтјеве, као што је: "Желим да механика отпусти!" или "Очекујем надокнаду за ову неугодност!" Уколико нисте стварно финансијски оштећени инцидентом, једноставно извињење је савршено добар одговор.
