Жалбено писмо служи као трајни запис ваше жалбе појединцу или организацији. Добро написано писмо јасно наводи проблем на који сте наишли код одређеног производа или услуге и очекиване резолуције. Када пишете писмо, усвојите миран и професионалан тон. Избегавајте било какве претње, недостојне ране, сарказам или неприкладан језик. У већини случајева, пишете писмо особи која није одговорна за ваш проблем, али он може бити од помоћи у његовом рјешавању.
Обратите своје писмо одређеној особи. Немојте користити "Поштовани господине" или "Коме треба да се бави". Позовите телефонску централу компаније и затражите име и назив одговарајућег менаџера. Потврдите исправно писање њеног имена. Ако не можете да идентификујете име, користите одговарајући наслов, као што је "Цустомер Сервице Манагер".
Користите оловку и папир или нацрт верзије програма за обраду текста да бисте забележили све детаље који се односе на вашу жалбу. Укључите информације као што су назив производа и опис, број наруџбе, назив марке, број модела, цијена и датум куповине. Фотокопирајте све документе који се односе на вашу жалбу. Прочитајте све информације и осигурајте да је ваша жалба легитимна.
Почните писмо на позитивној ноти. Користите први параграф да дискутујете о неким позитивним аспектима организације. На пример, можете поменути вашу оданост бренду или било какве специфичне послове са компанијским особљем. На пример, "У прошлости сам уживао у посети вашој радњи. Многи од продајних сарадника ме поздрављају по имену и одлазе на пут да би били сигурни да сам задовољан својим куповинама."
Наведите природу ваше жалбе у другом параграфу. Укључите све детаље које читалац треба да зна да би обрадио вашу жалбу. На пример, "У условима моје 30-дневне гаранције, враћам монитор који сам купио 7. марта 2011. за 373,89 долара. Приложено је фотокопија рачуна." Не шаљите оригиналне копије потврда или других докумената.
Користите трећи параграф да јасно изнесете своја очекивања. На пример: "Пошто тостер не ради како је назначено од стране произвођача, очекујем потпуни и тренутни повраћај од $ 47.83 плус поштарину коју сам платио за враћање тостера. Чекаћу четири недеље за ваш одговор. Ако не чујем од тебе, ја ћу контактирати Беттер Бусинесс Буреау."
Савети
-
Укључите своје име, адресу, број телефона и е-маил адресу. Напишите кратке параграфе и задржите дужину слова на једној страници. Питајте поузданог пријатеља или рођака да прочита ваше писмо. Поред провјере правописних и граматичких грешака, она мора осигурати да је тон писма прикладан.
