Писање приједлога писма је начин припреме приједлога у кратком слову. Приједлог за услуге је увјерљиво тражење посла од потенцијалних купаца. Значајна истраживања треба спровести прије него се било који приједлог услуга поднесе потенцијалном купцу. Ако је писмо превише опште или ако се писмо не односи на незадовољене потребе корисника, писмо се може брзо завршити у канти за отпатке. Кључеви за успјешно писмо приједлога укључују јасно сажето писање и сажето објашњење појмова, погодности и буџета.
Идентификујте циљног клијента и спроведите опсежно истраживање. Испитивање трошкова у вези са прошлим услугама, укључујући услуге које се тренутно користе, цене плаћене на годишњој основи и ниво задовољства тренутним услугама. Таква истрага се може завршити ангажовањем независне компаније за анкетирање за постављање сличних питања током кратког позива. Испитајте како ваше предузеће може задовољити ове потребе за услугама. Утврдите предности коришћења услуга ваше компаније у односу на туђе или уопште.
Обухватите опсег свог приједлога у једној или двије реченице. Сажетак треба да садржи име ваше организације, шта радите, како сте јединствени, очекивања која клијенти могу имати о вашим услугама, очекивану цену и резултате.
Објасните зашто се приближавате клијенту. Идентификујте оно што знате о клијенту, као што је: "Разумијемо да сте прошле године потрошили 9.000 $ у услугама управљања документима. Ова информација је прикупљена из недавног истраживања које смо провели путем Независне компаније за истраживање"
Опишите проблем за клијента. Ако превише плаћа, објасните како и зашто. Ако не користи услуге, објасните зашто то треба. Наведите статистичке податке или резултате студије како бисте поткријепили свој захтјев. Идентификујте како ће клијент имати користи од коришћења ваших услуга.
Укратко опишите могућности вашег пословања да бисте остварили предложене услуге. Објасните сваку методологију коју користите, технике, производе, ниво знања запослених и главни циљ у пружању услуге. Јасно дефинишите како се значајно разликујете од конкурената, а да не кажете: "ми смо бољи од конкурената".
Расправљајте о цијенама тако што ћете клијенту осигурати очекиване трошкове. Пренесите додатне услуге које корисник може додати и трошкове за те додатне услуге.
Затворите писмо захваљујући клијенту. Наведите име и број који клијент треба да одговори на ваше писмо или да питате даље. Потпишите писмо са именом и потписом највишег ауторитета у компанији.
