Лоше вести можете испоручити запосленима, клијентима или менаџменту кроз различите методе. Многи људи више воле да добију директне и директне негативне поруке. Други преферирају суптилнији приступ, спајајући поруку на језику који је најмање увредљив. У сваком случају, морате доставити вијести које су највјеројатније непожељне и непожељне на јасан и концизан начин.
Одржавајте однос
Само зато што имате нежељене информације за просљеђивање, не значи да морате да оштетите однос са страном која прима информације. Било да отпуштате запослене, одбијате захтев за донацију или одбијате накнаду за путовање, имајте на уму да се ситуација може променити у будућности и ваша одлука може бити обрнута. Додајте допуну допису, као што је обавестити запослене колико сте вредновали њихове доприносе. Објасните донаторима средстава да тренутно ваш буџет не дозвољава одређене расходе. Додатак ће ублажити ударац и задржати отворене линије комуникације за могуће будуће односе.
Оквирна порука са позитивним језиком
Речи које изаберете у белешци ће вам помоћи да одржите позитиван одговор, чак и ако шаљете негативну поруку. На примјер, можете затражити више информација за обраду новчаног захтјева, а не за писање да достављене информације нису прихватљиве. Реците запосленима шта могу да ураде уместо онога што не могу. На пример, напишите "молим вас да се облачите у пословну одјећу петком" умјесто "немојте носити фармерке у повременим петак". Пошаљите поруку Вашем клијенту рекавши да "можете покупити своју робу у понедјељак", умјесто "ваша наруџба" неће бити спреман до следећег понедељка."
Превент Легал Цонсекуенцес
Компанијски меморандуми се често налазе изван ваших пословних зидова иу руке медија или других странака. Избегавајте да користите било који језик који указује на илегалне или дискриминаторне праксе. На пример, уместо да напише „наш рачуновођа напушта компанију зато што је направио велике грешке у извештајима на крају године“, пише „након много година признатог сервиса, наш рачуновођа прелази на друге могућности.“ Јасноћа помаже у спречавању нежељених гласина из који би могао наштетити репутацији ваше компаније. Нејасна негативна порука је “због лошег понашања, одређени чланови финансијског особља одлазе.” Боље памћење гласи: “Узбуђени смо што можемо да објавимо да ће нови чланови финансијског особља заменити чланове одељења рачуноводства који одлазе”.
Буффер Бад Невс
Негативни подсјетници често резултирају повријеђеним осјећајима и љутитим одговорима. Можете ублажити или барем смањити количину испадања из лоших вести када их резервишете са добрим вестима. На пример, покрените негативну белешку са „ценићете број додатних погодности које су укључене у вашу полису осигурања“ када морате да повећате стопе осигурања. Међутим, чувајте бафер који је повезан са поруком да бисте одржали јасноћу. Другим речима, немојте да кажете да ће се нова палуба за паркирање отворити следеће недеље када шаљете поруку о смањењу бенефиција.
