Ефикасно комуницирање са запосленима је један од изазова да будете менаџер. За разлику од личног разговора, у којем се порука може прилагодити особи која је прима, када разговарате са запосленима у цјелини, морате говорити у стилу који је прикладан за свакога. Ово може бити посебно тешко када пишете негативну мемо - ону која је критична или која доноси лоше вести. Пеннинг таква порука захтијева од директора да буде директан, али и тактичан. Циљ би требало да буде охрабривање ваших запослених да промене своје поступке без изазивања лоших осећања.
Прво испоручите лоше вести. Када пишете негативну белешку, најбоље је одмах доћи до лоших вести. Укључивање значајне количине увода у поруку има неколико недостатака: прво, то може да звучи као да сте у застоју; друго, неки запослени могу престати са читањем пре него што стигну до тачке белешке; и треће, ако је порука предвиђена, многи ће запослени ионако прескочити увод. Тон овог одељка треба да буде јасан, а чињенице јасно изнете. Покушајте да избегнете бес или претерану негативност.
Понуди охрабрење. Након што сте поставили лоше вијести, помакните тон и фокус вашег дописа тако да буде мало оптимистичнији. Ако је ваше писмо било критично, понудите ријечи похвале и охрабрења. Ако сте донели непријатне вести, нагласите позитивно. Циљ вашег посла као менаџера је да водите, задатак који никада није важнији него у временима тешкоћа.
Представите решење. Једна од недоумица са којом се запослени често суочавају када добију негативну белешку није познавање акције коју њихов супервизор жели да сада предузму. У трећем и последњем делу писма, скицирајте јасан ток акција које запослени могу да предузму како би побољшали ситуацију. Ова инструкција треба да обезбеди јасне кораке за запослене и треба да буде испоручена у оптимистичном тону.
Прочитајте наглас. Пре слања белешке, требало би да је прегледате и онда прочитате наглас. Прочитајте гласно прво себи, а затим барем још једној особи која може дати повратне информације. Пажљиво слушајте сопствене речи и покушајте да чујете било који језик који би могао бити погрешно протумачен. Након што унесете ове исправке, писмо треба да буде лекторирано за граматику, интерпункцију и правопис - да покажете својим запосленима да сте писмо написали пажљиво.
