Многим непрофитним и образовним организацијама је потребна филантропска подршка за одржавање операција. Банкет за прикупљање средстава је један од најбољих начина за прикупљање средстава за умјетничке програме, школе, болнице, групе за заступање и друге. Ови догађаји се могу чинити компликованим за планирање и организовање. Почните са добром контролном листом, направите календар и затражите помоћ од волонтера. Почните мјесецима прије почетка банкета, и резервирајте своју локацију, угоститељство, талент и забаву рано.
Закажите догађај и купите књигу планирања или нотебоок (хттп://социети6.цом/нотебоокс?утм_соурце=СФГХГ&утм_медиум=реферрал&утм_цампаигн=2389) искључиво за догађај. Одржавајте фасциклу за записе, контакте, визиткарте, потврде, волонтерске листе, резервације, меније и све детаље који ће настати пре, за време и после догађаја. Набавите помагача што је раније могуће, као што је координатор волонтера, и започните делегирање задатака.
Буџет за догађај. Једном када сазнате максимални број глава, бројку додијелите по особи за оброке, пића, поклон врећице и друге предмете на листи. Навести трошкове за сваки унос на контролној листи, као што су опрема, трошкови особља, изнајмљивање, накнаде за услуге, напојнице и тако даље. Цијене улазница и прикупљена средства покривају ове трошкове, али почетни трошкови укључују број депозита и авансних трошкова.
Пронађите и осигурајте објекат за одржавање банкета. То може бити велики хотел, велики ресторан који прима приватне забаве, ноћење и доручак или историјски дворац. Морат ћете знати максимални капацитет тако да не претерујете са позивима за госте, или продати више карата него што ће соба дозволити. Најквалитетније установе ће имати особље које ће помоћи у планирању, као и угоститељским и другим услугама.
Резервишите свог мајстора церемоније (МЦ). Проверите код локалних агенција за таленте. Ако желите да резервишете "име" или славну личност, мораћете да кренете далеко пре предвиђеног датума, јер неки имају веома заузет распоред. Контактирајте агенте и менаџере за забаву и резервишите сав талент.
Наручите позивнице, карте, програме и све друге штампане материјале, као што су брошуре организације за коју се прикупљају средства. Ако желите да одржите аукцију, почните да добијате ствари. Тим волонтера може да поднесе ту одговорност. Тихим аукцијама неће бити потребан аукционар, већ ће бити понуђена аукцијска понуда. Одлучите да ли ће ваш МЦ то урадити, или ако вам је потребан посебан специјалиста. Пошаљите позивнице на листу донатора организације. Не заборавите да је догађај полуформалан. Наведите све што је потребно, а гости ће морати знати и изван датума, времена, мјеста и посебних гостију или забаве. Обавезно промовишите своју аукцију.
Оглашавајте догађај путем билтена, онлине оглашавања, локалних новина и радио станица које носе ПСА (Публиц Сервице Анноунцементс) за непрофитне организације. Локалне телевизијске станице могу имати и календар догађања, а локални информативни програми могу направити кратак интервју или укључити догађај, тако да су сви детаљи спремни.
Разговарајте са шефом ресторана, или се распоредите изван угоститељства. Одлучите се да ли ћете имати шведски стол или комплетан оброк, посуђе. Реци му свој буџет и очекивани број глава. Ово се може финализирати што ближе добијете, али је увијек боље припремити се за више људи него што очекујете, а да не задовољи стварне потребе.
Одржавајте редовне контакте са волонтерима, сарадницима и свим особљем које ради на догађају. Свакој славној групи или групи за забаву доделите специјалног асистента да вам помогне током догађаја. Упознајте се са свим волонтерима унапред како бисте били сигурни да знају како да се облаче, шта да раде, где да буду, итд.
Дођите на локацију догађаја много раније током дана да украсите и поставите простор. Ако се оставите да се припремите, вратите се са довољно времена да упознате специјалне госте, познаватеље и забаву и усмјерите их тамо гдје ће сједити, радити или чекати иза кулиса. Ако имате бенд уживо, појавит ће се рано да би поставили и обавили провјеру звука. Надгледајте коначне детаље и уживајте у догађају. Након тога, проверите да ли је све очишћено и да је плаћено особље или кључно особље. Прикупити коверте за донације и дати одговарајућој особи која представља организацију.
