Тимски састанци су ефикасни састанци који се користе за ширење информација различитим одјелима и групама унутар организације. Одржавање информативног састанка захтева од вас да будете што је више могуће организовани и да имате постављен дневни ред, јер се најрелевантније информације морају издавати без губљења времена. Остале информације које се не уклапају могу бити сачуване за други састанак. Брифинг сесије такође омогућавају члановима да понуде идеје и ажурирања, ако су правилно структурирани.
Израдите дневни ред са одређеним временом о којем ће се расправљати. Дневни ред помаже да се сви задрже на задатку и дозвољава им да унапријед знају шта могу очекивати на брифингу. Наведите само важне и релевантне информације на вашем дневном реду. Оставите време на крају дневног реда за групну дискусију.
Контактирајте учеснике унапред путем е-маила, факса или телефона како би могли припремити свој материјал који ће бити разматран на састанку. Можете допустити различитим члановима да допринесу различитим деловима брифинга. Дајте им довољно времена за припрему, и такође им дате временски оквир тако да информације које пружају су сажете и уклапају се у додељени део вашег програма.
Започните састанак са добрим вестима, као што је напредак који организација или одељење чини. Разговарајте о свим будућим политикама и процедурама које ће бити имплементиране. Изаберите појединце који ће бити саставни део будућих планова које представљате, као и набројите достижне циљеве које морате испунити пре наредног брифинга.
Додијелите додатне минуте за отворена питања или недоумице које се могу дискутовати. Можда нисте предвидели те субјекте када сте почетно састављали свој дневни ред. Додатно време такође омогућава члановима да вас обавесте о било каквим недостацима или проблемима који их могу спречити да остваре одређени задатак до наредног састанка.
