Ако сте ухваћени телефоном са дугогодишњим колегом или клијентом, оно што је требало да буде брз, једноставан телефонски позив може узети велики комад вашег дана. Уместо да покушавате да обављате више задатака док се позиватељ креће, требало би да користите неке тактичне технике да бисте завршили позив што је брже могуће без жртвовања љубазности или одласка из основне етикете. Када се једном побринете за посао који вам је на располагању, можете направити грациозан и пристојан излаз из позива.
Фокусирајте се на ово питање. Нека разговор буде усредсређен на сврху позива и избегавајте одлазак у мали разговор. Ако особа с којом разговарате почне да се повлачи на невезану тему, њежно га вратите на релевантнија питања. Немојте се плашити да будете напријед када радите ово. Ако особа с којом разговарате са другом темом, вратите је натраг рекавши: "Али око …" и поново спомените главну ствар. Ово ће омогућити позивалцу да зна да је предмет који је при руци најважнија ствар. Такође спомените да "не желите да узмете превише времена". Ово је строг, али пристојан начин да се телефонски позив одржи на правом путу.
Поставите питања затвореног типа тако да не може да се креће од главне теме. Уместо да питате шта је право вријеме за састанак, питајте: „Да ли ће 10 бити добар тренутак за сусрет?“ Затворена питања ће имати само одређени број одговора, највише два или три, и то ће одржати разговор специфичним. на предмет.
Сумирајте телефонски позив како бисте били сигурни да сте се побринули за све. Поновите питање и начин на који се он рјешава. Брзо, "Ја ћу повући те информације и добити извјештај до краја дана", потврђује да је све ријешено.
Питајте да ли постоји још нешто што можете учинити да помогнете, или било које друге ствари о тој теми које треба размотрити. Још једном, учврстите сврху позива и не скрећите на друге теме. Користите изразе као што су "Дакле, да ли ово решава ваш проблем са извештајем о трошковима?" Или "Да ли још нешто могу да укључим у овај пакет за вас?" Пошто ваш позив дође до закључка, особа са друге стране ће вероватно признати да, не, не постоји ништа друго о тој теми о којој би се могло разговарати.
Захвалите позиватељу на његовом времену или позиву (овисно о томе тко је покренуо позив). Дајте му до знања да ћете наставити на било који начин који одговара ситуацији. Користите брзи “Хаве а нице даи” или “Тханкс фор цалл” да завршите позив. Избегавајте дуге опраштања током којих размјењујете превише љубазности.
Савети
-
Ако знате да одређени сарадник има тенденцију да говори предуго, пошаљите е-пошту кад год је то могуће да бисте адресирали проблеме или постављали питања.
