Извјештаји о примопредаји су основни алат који одлазни запосленик користи за информирање новог запосленика о прошлом раду и што се мора догодити како би се осигурала несметана транзиција запосленика. Овај тип извјештаја може се користити на неколико различитих начина. Може укључивати информације за једноставну промјену смјене или за сталног запосленог замјену. Извештај треба да садржи све битне информације које особа која је преузела мора да зна да би осигурала да се не појаве непотребни и непредвиђени проблеми након што сте напустили своју позицију.
Припрема Извјештаја о примопредаји запосленика
Пре него што почнете да састављате примопредајну листу, направите листу свих информација које ће запослени морати да зна. Размотрите шта радите свакодневно, као и ствари које радите недељно, месечно или годишње. Укључите информације које нису ваше основне одговорности и обавезе, као што су важни контакти, протокол, ланац командовања, лозинке, кључеви, важни датуми, програми обуке и све друге информације специфичне за посао.
Размислите о роковима и приоритетима
Када осећате да је ваша листа потпуна, почните да разбијате листу према приоритетима, учесталости, врсти информација и редоследу. Наведите тренутне пројекте, датуме или времена када су почели, како треба да напредују и предвиђени датум или вријеме завршетка. Долазни запослени треба да зна који задаци ће морати да одреде приоритете након примопредаје.
Почните са кључним циљевима
Започните са писањем сажетка циљева за позицију - вашу и компанију - тако да ваша замјена зна гдје би требали почети. Оно што следи зависи од сврхе извештаја. На пример, за извештај о примопредаји промене смене, ви ћете почети са оним што је започето у вашој смени и потребно је да се заврши до следећег. Такође, имајте на уму да сте извршили задатке, тако да долазни помак не дуплира оно што сте урадили. За новог, сталног запосленог, напишите листу краткорочних и дугорочних пројеката на којима тренутно радите, као и значајне пројекте које сте завршили у прошлости. Укључите све датуме и рокове које нова особа треба да зна.
Додајте савете и ресурсе
Такођер је корисно укључити савјете за успјешно обављање задатака. На пример, можете направити детаљан директоријум локације докумената специфичних за посао и ставке за вашу замену, као и да наведете информације о контакту за особе које се односе на посао који имате. Ако је могуће, укључите начине за побољшање продуктивности и перформанси посла. То ће вашој замени дати алате за наставак онога што сте започели без прекида у току процеса и повећава вероватноћу успешног исхода.
Користите шаблон
Да бисте поједноставили процес израде извештаја о примопредаји запосленика, креирајте извештај помоћу компјутерског програма у канцеларији. Користите постојећи шаблон извештаја о примопредаји или креирајте свој сопствени на основу ставки специфичних за посао - куцање "шаблона извештаја о примопредаји" у тражилицу треба да врати много примера. И не заборавите да проучите извештај о примопредаји пре него што изађете из своје позиције да бисте обезбедили да све релевантне информације буду доступне новом запосленом.
