Било да сте нова непрофитна организација која жели да промени свет или мала група која покушава да прикупи средства за школске униформе, прихватање и обрада готовинских донација може бити тешко. Добри намери за прикупљање средстава не треба много да уђу у озбиљну топлу воду са пореском управом, па користите савете у овом водичу да бисте уштедели време и труд успостављањем строгих финансијских пракси. Сазнајте како да обрадите готовинске донације, отворите текући рачун и користите интернет да бисте обрадили новчане поклоне како би ваша група могла да се бави пословима помагања другима, а не да понављају објашњавање начина на који се напори групе гарантују.
Отворите банковни рачун у име ваше организације или узрока. Ово обично захтева документацију, стога понесите са собом вашу повељу, подзаконске акте, оснивачке акте и друге врсте папирологије које се могу користити као доказ мисије и принципа ваше организације.
Уговорите два потписника за све готовинске трансакције на Вашем банковном рачуну. Ова "двострука потписа" не захтева више да се спроведе, али је дуг пут да се донатори и чланови подједнако охрабре да је ваша организација у успону.
Нацртајте стандардни "образац за донацију у готовини" и затражите од сваког дариватеља да попуни један сваки пут када се направи допринос. Овај образац треба да садржи име донатора, адресу и друге контакт информације, место за готовински износ, датум и такође треба да наведе све услове под којима је донација - све или делимично - дозвољена као отпис пореза. Додајте редак за потпис особе која прихвата донацију.
Квалификујте сваки поклон у готовини да бисте били сигурни да се уклапа у мисију ваше организације. Побрините се да не постоји "везаност" и да не постоји конфликт интереса или куид про куо у оквиру доприноса прије него што ваша група то прихвати.
Слажем се са стандардном методом за обраду донација из донације. Употребите оно што се зове двоструки систем бројања који захтева да најмање два члана групе буду сведоци сваке трансакције у кутији за донације. Физичка контрола ових кутија мора бити строго праћена. Водите детаљну евиденцију о времену, датумима и бројању људи, пребацивању, депоновању или на други начин премјештању средстава за кутију за донације.
Поставите границе извештавања за донације у готовини да би се створиле правне провјере и равнотеже. Неке групе захтијевају консензус прије него што се одређени износ може прихватити (нпр., 1.000 УСД) како би се одређени посебни интереси пратили у име групе.
Размислите о коришћењу услуге треће стране као што је Паи Пал за обраду готовинских поклона. Није потребан ниједан сајт (иако многи клубови сматрају да је лако повезати Паи Пал преко линка на почетној страници), а навијачи могу осигурати сигурне донације од својих банака или кредитних картица. Папирна стаза је свеобухватна и једноставна за употребу. Паи Пал такође може да постави аутоматске месечне претплате за честе даватеље.
Подесите Екцел (или други софтверски програм за базе података) прорачунске таблице да бисте пратили све новчане рачуне. Разбијте донације, чекове, трансакције кредитним картицама, исплате од Паи Палда и рачуне за помоћне приходе како бисте пратили одакле долази новац групе за будуће маркетиншке напоре.
Радите са банкарима или рачуновођама ако ваше чланство не укључује члана тима који је задовољан финансијама. Увек шаљете писмо захвале даватељима поклона одмах након што је њихова готовинска донација примљена. Овај додатни додир, када се шаље благовремено, подсјећа донатора на њихов допринос, много говори о захвалности групе и поставља позорницу за будуће жалбе у кампањи.
