Ефикасна производња висококвалитетних производа уз профит и задржавање у границама закона и прописа захтијева конзистентност у пословању. Многе компаније саме себи помажу успостављањем стандардних оперативних процедура или СОП-ова, који пружају корак-по-корак упутства за имплементацију важних процедура. СОП-ови помажу да се осигура тачност и контрола квалитета. Користе се у разним компанијама и организацијама, посебно у влади, производњи, истраживању и развоју, лабораторијама и академским круговима. Пошто појединачне јединице унутар компанија имају безбројне процедуре, свака од њих треба различите СОП-ове. Зато је корисно дати главама сваке јединице СОП шаблон, који им нуди полазну тачку да напишу своје процедуре и СОП приручнике. Шаблони СОП-а пружају све важне компоненте за сваку процедуру.
Водите писце СОП-а у одређивању врсте процедуре коју треба написати. Шаблон би требало да им обезбеди једноставан алат за доношење одлука заснован на броју одлука које радници морају донети за спровођење процедура. Савјетујте да рутинске процедуре које су кратке захтијевају од радника да донесе неколико пресуда и да их се може написати једноставним корацима. На пример: А, онда Б, затим Ц. Имајте на уму да дуготрајне процедуре које захтевају неколико одлука могу користити хијерархијски формат корака, говорећи раднику у ком редоследу процедура мора ићи, и често укључују подстепове који се морају извршити да би се завршио читав задатак. Наведите примјере дијаграма тока или инфографике да бисте описали процедуре које су комплициране, дуготрајне и захтијевају доношење вишеструких одлука. На пример: Да А. Ако је "нормално", урадите Б, Ц и Д. Ако је "абнормално", поновите А да бисте потврдили и онда урадите Е, Ф и Г.
Опишите матице и вијке писања сваке процедуре. На пример, свака процедура треба да има наслов, сврху, обим и методе и одговорности за спровођење процедуре. Охрабрити или захтијевати од писаца СОП-а да користе јединствене конвенције о именовању за процедуре издавања титула. Саветовати их да одреде обим поступка, на пример, на кога се односи поступак, када и под којим околностима. Такође можете описати када се не користи свака процедура. У одељку о методама и одговорностима наведите корак-по-корак протокол о извршењу процедуре. Шаблон треба да садржи једноставне, кратке фразе са глаголима акције.
Наведите дефиниције и захтјеве за ресурсима. Свака процедура треба да има одељак који дефинише појмове који се користе у документу и који садржи било који акроним. Поред тога, требало би да обавести запослене које документе, опрему или други материјал треба да изврше. Позовите се на било које друге сродне поступке које послодавци морају да ураде унапред или треба да буду свесни да би довршили задатак. Не заборавите друге важне компоненте које шаблон мора имати. То укључује датум ступања на снагу поступка и задњи датум када је поступак прегледан.
Савети
-
У зависности од ваше компаније, такође може бити важно да се додели ниво безбедности СОП-у да би се разјаснио који је ниво власти потребан за спровођење процедуре. Употријебите предложак како бисте описали и увјете под којима запосленик може поуздано обавити поступак сигурно.
Упозорење
Увек укључите смернице о здрављу и безбедности или регулаторним повредама где је то прикладно. Обезбедите место у шаблону и користите методе да нагласите важна упозорења, као што су болдфаце или сиде-бокинг ове поруке. Опишите шта ће се догодити ако се процедура не поштује или ако се погрешно прати, да ли то резултира личним повредама, губитком живота, оштећењем опреме, неисправним производима, новчаним казнама, парницама или затварањем предузећа.
