Папирница је дио пословања, а процес запошљавања новог запосленог није изузетак. Постоје одређени документи које морају попунити нови запосленици, као што су обрасци за задржавање пореза и папирологија са директним депозитом. Све потребне обрасце заједно са свим папирима специфичним за компанију треба попунити запосленик и правовремено обрадити, идеално на први дан запосленика.
Нев Емплоиее Паперворк
Нови запосленици требају попунити образац за пријаву на посао - ако то већ нису учинили - наводећи њихову потпуну адресу, контактне бројеве, контактне информације за хитне случајеве, референце и сва претходна радна искуства, заједно са пристанком на провјеру и пристанак на лијекове тестирање. Већина запослених попуњава пријаву и потписане обрасце за пристанак током процеса интервјуа и запошљавања, али ако не, људски ресурси ће требати ове информације да буду попуњене и обрађене за досије особља.
Формулари владе
Америчка влада тражи да се попуни неколико образаца за сваког новог запосленог. Образац И-9 потврђује идентитет сваког појединца који је ангажован и ако је законски подобан за рад у Сједињеним Државама. Овај образац мора бити попуњен и потписан најкасније до првог дана запослења и задржан од стране послодавца заједно са копијом картице социјалног осигурања запосленог. Образац В-4 детаљно приказује накнаде за задржавање запосленика за сврхе савезног пореза на доходак. Запослени морају попунити нови образац В-4 ако им се накнада задржава током године.
Нови образац за запошљавање
Сви послодавци су обавезни по савезном закону да пријављују сваки нови најам - у року од 20 дана од датума ангажовања - канцеларији за спровођење дјечије подршке у САД. Ова државна агенција утврђује да ли запослени дугује помоћ за дјецу. Нови запослени могу бити пријављени користећи копију обрасца В-4 или образац компаније који садржи исте информације. Обрасци се могу поднети електронским путем или поштом у Државном регистру нових радника у држави у којој запослени ради.
Форма директног депозита
Образац за директан депозит треба попунити и претворити у рачуноводствени одјел. Запослени ће морати да наведе своје име, адресу и бројеве банковних рачуна, и да приложи празан чек да би добио директну уплату својих плата.
Пријем приручника / приручника за запослене
Новим запосленима треба дати копију приручника компаније и приручника о сигурности, ако је примјењиво. Сваки запослени треба да потпише и да датум на папиру који потврђује да је примио и да ће се придржавати правила наведених у приручнику. Ови обрасци су важни, јер у приручнику компаније стоји сва правила компаније, укључујући политику о дроги и алкохолу, политику сексуалног узнемиравања, кодекс понашања запослених, клаузуле о неоткривању и не-конкуренцију и друге релевантне информације о компанији.
