Спорно испуњавање наруџбина може смањити квалитет услуга које ваша компанија може пружити. Смањивање квалитета услуга клијентима ће на крају утицати на финансијску линију вашег пословања. Добијање одобрења за наруџбенице обрађене на најбржи и најучинковитији могући начин значи да ће ваша компанија имати потребне залихе како би се ствари одвијале на вријеме. Коришћење Мицрософт Оутлоок клијента е-поште за слање захтева за одобрење налога за куповину може помоћи да се поједностави процес наручивања потрошног материјала или робе на велико, али и да се обезбеди да следите одговарајуће процедуре куповине.
Припремите наруџбеницу
Идите на страницу са шаблонима за куповину и продају Мицрософт Оффице и изаберите шаблон. Будите сигурни да можете отворити, уредити и сачувати предложак у програму на рачунару. Креирајте шаблоне користећи Мицрософт Екцел, Мицрософт Ворд или неки други одговарајући програм.
Изаберите „Отвори“ када кликнете на дугме „Преузми“ за изабрани шаблон да бисте отворили предложак у одређеном програму. Прилагодите шаблон тако да одговара вашим потребама и сачувајте га на рачунару.
Креирајте и сачувајте сопствени прилагођени предложак ако вам се не свиђа ниједан од предложака доступних у корпорацији Мицрософт. Ако је потребно, можете користити Мицрософт шаблоне као водич.
Креирајте „Нови документ“ на основу вашег шаблона користећи програмски мени. Коришћење пречице неће омогућити приступ шаблонима. Попуните документ и сачувајте га на рачунару.
Користите финансијски програм за слање наруџбенице ако је то начин на који креирате своје наруџбенице. Неки финансијски програми као што су КуицкБоокс имају Мицрософт Оутлоок интеграцију тако да можете послати налог за куповину за одобрење директно из програма.
Извезите налоге за куповину из финансијског софтвера без Мицрософт Оутлоок интеграције користећи прорачунску табелу или формат текста ако је могуће. Ако то није могуће, одштампајте комплетну наруџбеницу као ПДФ документ и сачувајте је на рачунару.
Пошаљите наруџбеницу
Отворите Мицрософт Оутлоок и кликните на дугме „Ново“ у горњем левом углу да бисте отворили нову поруку.
Идите на картицу “Инсерт”. Кликните на “Аттацх Филе” и идите на налог за куповину да бисте га изабрали. Кликните на дугме „Уметни“ да бисте га приложили поруци е-поште.
Подесите величину фонта на 14, а боју фонта на црну. Откуцајте „Прегледао сам и одобрио приложени налог за куповину:“ Покрените нову линију.
Подесите величину фонта на 11 и боју фонта на сиво. Упишите “Прегледајте приложену наруџбеницу и одговорите на ову поруку е-поште. Укуцајте "И- Ваше име" да бисте одобрили наруџбеницу или "Н- Ваше име" да бисте одбили наруџбеницу. Напомена: Одговор мора да стиже са налога е-поште на који је послат.
Прескочите четири линије и подесите величину фонта на 14, а боју на црну. Упишите “ Ја нисам овлашћен да одобрим ову наруџбеницу.” Започните нову линију.
Подесите величину фонта на 11 и боју фонта на сиво. Тип “Одговорите пошиљаоцу. Ставите Кс у поље изнад ако нисте овлашћени да одобрите ову наруџбеницу и ако знате ко је, укључите име, на пример, Кс - Билл Смитх. “
Савети
-
Одштампајте копију одобрене е-поруке о наруџбеници и приложите је фактури за куповину да бисте потврдили да је куповина одобрена.
Упозорење
Добијање физичког потписа је безбедније од одобрења е-поште јер неко други може да приступи рачуну е-поште особе ако је потписан целог дана.
