Без обзира да ли имате малу компанију или велику корпорацију, важно је правилно складиштити и управљати документима креираним у току пословања. Оне могу укључивати било шта, од дигиталних датотека и порезних пријава до уговора и извјештаја о пројекту. Тамо долази управљање документима и документима. Његови главни циљеви су обрада снимљених информација, побољшање опћих радних процеса и брже проналажење података. Постоји неколико типова система за управљање записима, и сваки има посебне карактеристике.
Шта је систем за управљање записима?
Недостаци пословних рачуна или фактура, погрешно документовани документи и корумпирани фајлови су уобичајене жалбе међу власницима предузећа. Између 2005. и 2018. године, више од 22 милиона записа било је изложено у САД-у као резултат кршења података. Надаље, запослени пола времена проводе у потрази за информацијама које се односе на активности њихове компаније. Више од 26 процената каже да је управљање подацима у њиховим организацијама донекле хаотично.
Од великих и малих предузећа се захтева да чувају своју евиденцију у одређеном периоду. Изјаве банака и кредитних картица, на примјер, требају бити похрањене на сигурном мјесту најмање седам година. Исто важи и за документе за припрему пореске пријаве. Извештаји о инвестиционом рачуну, отказани чекови и исплате плата морају се чувати најмање годину дана.
Шта ако су ти документи изгубљени или оштећени? Замислите да укључите рачунар да бисте схватили да је хакован. Ако ваша зграда запали, све ваше датотеке могу бити заувијек изгубљене. Наравно, увек можете чувати копије на другој локацији, али то би укључивало више простора и веће трошкове.
Систем за управљање записима, познат и као РМС систем, може све учинити много лакшим. Ова врста софтвера омогућава складиштење, проналажење и коришћење службених евиденција као доказа о трансакцијама, плаћањима и другим пословним операцијама. Најновији програми за управљање документима и евиденцијама имају напредне функције као што су алати за претраживање, могућности скенирања, алати за чување и класификацију, функције праћења усклађености и још много тога.
Управљање записима не само да осигурава да ће ваше датотеке бити лако доступне кад год вам затребају, већ и да побољшају радни процес и продуктивност у вашој организацији. Запослени ће моћи брзо да дођу до података, обраде информације, идентификују власника сваке серије записа и елиминишу сувишне податке.
Софтвер за управљање рекордима заснован на облаку
Са системом за управљање записима у облаку, имате сва документа на једном месту. Ово дигитално решење за складиштење делује као складиште за датотеке у вашој организацији, омогућавајући вам да им приступите било када, било где. То је посебно корисно за компаније са удаљеним тимовима, као и оне са канцеларијама на више локација.
Овај тип РМС софтвера чува ваше датотеке сигурно и елиминира потребу за додатним програмима за извођење рутинских сигурносних копија. Штавише, омогућава корисницима да додељују одређене датотеке другим члановима тима и да шаљу обавештења у реалном времену, уместо да шаљу е-поруке назад и назад. Пошто се подаци чувају на серверима хоста, мање је подложан цибер нападима.
Ентерприсе Рецордс Манагемент Софтваре
Велике организације се обично одлучују за софтвер за управљање документима предузећа. Ови програми имају напредне могућности и могу да складиште, организују и обрађују велике количине података. Са РМС системом за предузећа, лакше ћете управљати физичким и дигиталним записима, пратити статус и локацију сваке датотеке и преносити податке са старих система на најновији софтвер.
За најбоље резултате одаберите програм са сигурним корисничким контролама приступа, механизмима за индексирање података у реалном времену и управљање одлагањем. Поуздан пословни РМС систем вам омогућава да ставите записе на чекање, извршите претрагу пуног текста и увезете физичке и дигиталне записе у било ком формату из било ког извора. Ове функције могу поједноставити ваше пословање и довести до бољег доношења одлука.
Ови типови софтвера за управљање документима могу се даље поделити на неколико других категорија. Системи за управљање садржајем, системи за управљање документима и системи за дигитално снимање су само неки од којих треба поменути. Које изабрати зависи од потреба и буџета ваше компаније.
