Успешни системи за управљање записима сигурно чувају записе и креирају организациони метод за креирање, одржавање, коришћење и располагање записима. Стварање и стално ажурирање смерница за управљање записима је од суштинског значаја за одржавање интегритета система. Са смерницама за захтеве информација, методе уноса, временске рокове за складиштење и прављење резервних копија, безбедносне прописе и тачно извештавање, можете креирати ефикасан систем за управљање записима.
Информације
Развијте смернице за врсту информација које ваша компанија жели и треба да ускладишти. Ово треба да укључује уговоре, датотеке запослених, документе о оснивању, евиденције клијената, регулаторне податке, финансијске записе и све друге релевантне информације које су потребне предузећу. Саставите овај списак тако што ћете се консултовати са више одељења како бисте осигурали потпуност и усклађеност са свим функционалним потребама. Прегледајте коначну листу са правним саветником ваше компаније да бисте проверили да ли су информације потребне за испуњавање законских обавеза укључене у смернице за складиштење података за управљање записима.
Инпут Метходс
Осмислити методологију за унос записа за сваки тип записа. Записи се могу ручно уносити, увести из комплементарних система или уносити кроз систем за скенирање. Ови методи уноса требају бити поуздани и сигурни. За електронску размену, ставите редундантне провере које обезбеђују тачне трансфере. За ручни унос, покрените систем провјере квалитете како би се осигурала точност.
Складиште
Одредите временске рокове за сваки тип записа унесеног у систем. Временски рокови треба да узму у обзир законске обавезе, ограничења и функционалност система података. За ретко приступане записе, размотрите комплементарни систем за складиштење који омогућава повремени приступ записима. Ови записи се могу компримирати ради минимизирања потреба за похраном. Чување записа из вашег примарног система снимања омогућава брже извлачење често коришћених записа. Смернице за управљање записима треба да укључе рутинске поступке прављења резервних копија и по могућности умножавање критичних записа изван локације.
Безбедност
Дубински сигурносни план је суштински дио плана управљања записима. Груписајте записе у групе које се могу класификовати у безбедност и доделите сигуран приступ заштићеним лозинкама одговарајућим групама запослених. Ова сигурносна провјера би се требала примјењивати и на оне који имају приступ улазним подацима, извршавају одржавање и користе или уништавају записе. Рутински прегледати сигурносно одобрење како би се осигурала усклађеност са компанијским и регулаторним обавезама. Уградити сигурносну провјеру у нове процедуре запосленика и раскинути процедуре запосленика.
Извештаји
Рутинско извештавање треба да буде део вашег система за управљање записима. Ови извештаји би требало да садрже спискове корисника који су приступили осетљивим подацима, било какве промене у безбедносном одобрењу, извештавање о грешкама за непотпуне податке и записе који су предмет одлагања. Додајте извештаје за сва критична подручја података.
