Задржавање кредита је често неопходно када клијенти не плате како је договорено. Задржавање спречава купца да купи додатну робу или услуге док не прими уплату. Међутим, писмо захтева пажљиво разматрање како би се остварио циљ прикупљања на рачуну, а клијента се задржава као клијент. Могуће је да неки клијенти узнемирени писмом о задржавању кредита могу преузети своје пословање негдје другдје. Зато су и друге могућности за прикупљање важне прије слања писма као крајње рјешење.
Прегледајте историју плаћања на рачуну. Потврдите да је клијент примио бројне подсјетнике за плаћање путем поште и телефона.
Пишите писмо користећи разумевање, али јак тон док показујете захвалност за клијента док инсистирате на плаћању. У првом параграфу, захвалите се клијенту на подршци Вашем пословању, и потврдите да тешки економски временски периоди или други разлози могу проузроковати да било који клијент заостане на рачуну.
Објавите признање са првом реченицом у другом параграфу тако да стоји наглас. Напишите то: "Међутим, жао ми је што морамо одмах обуставити ваш кредит због неплаћања." Или користите различите формулације које преносе исту поруку.
Детаљно наведите преостали износ у трећем параграфу и тачно наведите шта се мора догодити да бисте подигли кредит. Наведите рок за плаћање и обавестите клијента да је могуће задужење сакупљачу дуга.
Завршите писмо тако што ћете се још једном захвалити клијенту на његовој лојалности. Ставите свој директни телефонски број у писмо и позовите га да позове како би разговарао о аранжманима плаћања.
