Систем платног списка је пут којим обрађујете платни списак. Не можете да обрађујете платни списак без платног система. Три типа система платног списка су ручни, компјутеризовани и интерни (екстерни). Ручни систем захтева да ручно обрадите платни списак; компјутеризирани систем користи софтвер за обрачун плаћа за обраду платног списка; екстерни систем значи да ћете платити платни списак даватељу платних услуга. Табела тока платног система приказује редослед којим обрађујете платни списак. Он олакшава обраду платних листа и помаже вам да останете на правом путу.
Дизајнирајте дијаграм тока са програмом канцеларијског пакета - ово је најбољи пут за професионални изглед. Међутим, графикон можете нацртати руком. Направите кутије и стрелице које приказују ток ваше обраде платних спискова, као што је почетак и завршетак.
Креирајте дијаграм тока за ручни систем обрачуна плата. Дијаграм тока треба да покаже све ручне дужности укључене у обраду вашег платног списка преко овог система.
Пример: Прикупите временске картице, проверите временске картице за усклађеност, контактирајте надзорнике у вези недостајућих или упитних картица времена и ручно израчунајте временске картице. Створити секвенцу која укључује обавезе обраде платног списка, као што је ручно израчунавање зарада; законске одбитке као што су порези на зараде и наплате зарада; плате; добровољне одбитке, као што су пензионисање и здравствене бенефиције; и стварање плата. Направите још једну секвенцу која приказује обавезе накнадне обраде, као што је ручно креирање и архивирање регистра платних спискова, креирање и објављивање уноса у дневник, депоновање уплата запослених у банку и дистрибуирање плата.
Направите дијаграм тока за компјутеризовани систем у кући. Овај систем елиминише ручну обраду. Направите дијаграм тока специфичан за ваше захтјеве софтвера за платни списак.
Примјер: учитавање података о мјерењу у софтвер за обрачун плаћа, преглед временских података и истраживање несталих скенова, обрада платног списка путем софтвера за обрачун плаћа, извјешће о предобради исписа, двострука провјера плаће путем извјешћа о предобради, израда потребних промјена, креирање и слање датотеке депозита банци, депозит средства запослених и уплате пореза на зараде у банку, и затворити платни списак. Нарочито, када затворите платни списак, он чува све податке о платном списку за период плаћања у систему.
Креирајте дијаграм тока за спољашњи систем. Када оутсоурце платни списак, давалац услуга платног списка захтијева да им пошаљете податке о платним листама за сваки период плаћања. Провајдер вам обично допушта слање података путем факса, е-поште или путем интернета. Дијаграм тока треба да садржи детаље потребне методе.
Примјер онлине метода: преглед података о мјерењу времена, контакт надзорник за временско разјашњење, унос промјена у платним списковима запосленика и мјерење времена у систему пружатеља услуга, провјера унесених података путем мрежног сустава добављача, двострука провјера и слање података о плаћама примљених од добављача, и дистрибуирати плате.
Савети
-
Дизајнирајте дијаграм тока тако да се односи на сваку обраду платног списка. Ажурирајте дијаграм тока када дође до промене у платном систему.
Дијаграм тока треба да укључи ваше савезне и државне обавезе за порезе на плате, као што су плаћања пореза на доходак и извештавање, укључујући обраду В-2.
