Записници црквених састанака дају службени, правни записник о поступцима одбора или одбора. Оне су интерно важне за историјску тачност и користе их и спољне стране; на примјер, од стране кредитних институција да утврде да је црква одобрила пројекат изградње прије издавања зајма за њега. Аудиторс И ИРС такође гледају на записник као доказ да су одређене финансијске трансакције одобрене. У већини организација, секретар или записничар узима записник.
Цонтентс
Док се специфични садржај разликује од одбора, генерално, записници за све црквене организације укључују:
- Појединости о састанку, као што су вријеме, датум, мјесто, који су присуствовали и који су предсједавали.
- Да ли је састанак редовно заказан или посебан састанак и, ако је посебан, који је сазвао састанак и за коју сврху - приложити копију обавештења о састанку.
- Наређен запис о томе шта се догодило на састанку.
- Прекид и време.
- Потпис секретара и, по одобрењу записника, председавајућег.
Један од најизазовнијих аспеката узимања минута је одредити колико детаља треба снимити. Историјска комисија Менонитске браће предлаже да се забележе главне тачке дискусија које воде до одлука, као и разматране алтернативе и сажетак зашто је комисија изабрала једну алтернативу у односу на друге. Еванђеоско вијеће за финанцијску одговорност предлаже да одбор успостави политику о детаљима који су досљедни без обзира на појединачног секретара. Предлаже да се укључи довољно детаља да би се показало да је одбор био разборит, али не толико толико да се записник чита као роман.
Такинг тхе Минутес
Пре почетка састанка добијте копију дневног реда. Како састанак напредује, доноси детаљне белешке у вези са појединостима састанка, извештајима одбора, дискусијама и акцијама као што одбор наставља кроз сваку тачку дневног реда. Забиљежите приједлоге, резолуције и одлуке дословно, али резимирајте дискусије. Обавезно укључите име сваке особе која поднесе приједлог или ко покреће радњу, као и све сукобе интереса. Када је састанак завршен, препишите и сажмите своје белешке тако да укључите одговарајуће детаље и ставите их у одговарајући формат, почевши са детаљима састанка, а затим наставите по редоследу дневног реда.
Очување записника
Када завршите са израдом нацрта записника, доставите га члановима. Записници које сте написали за овај састанак ће бити одобрени, са или без исправки, на наредном састанку. Када се одобри записник, припремите коначну копију, затим потпишите документ и замолите председавајућег да га потпише. Чувајте минуте хронолошки у малој књизи, заједно са дневним редом састанка. Та књига листова треба да садржи и садржај и копије црквених статута и устава. У неком тренутку, можда једном годишње, минута може бити професионално везан.
